Wie Sie Meetings/Besprechungen und Workshops agiler moderieren und damit effektiver gestalten

Der Bestseller „Tod durch Meeting“ hat es zwar drastisch formuliert, doch – wenn wir ehrlich sind – auch ganz gut auf den Punkt gebracht: Viele Führungskräfte jagen von einem Meeting zum nächsten und glänzen dadurch mehr durch Abwesenheit als durch Präsenz in Ihren Teams oder Bereichen. Je höher die Führungsebene, desto heftiger ausgeprägt ist diese Un-Kultur, manche verbringen mehr als 60 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Doch wie effizient sind diese Besprechungen überhaupt? Nach unserer Umfrage in Webinaren und Workshops werden maximal 50 Prozent des Potenzials ausgeschöpft.

Woran liegt das? Die meisten Meetings bestehen immer noch aus Informationsfluten und Power Point-Schlachten. Die Zeit für solche Zusammenkünfte wird regelmäßig überzogen, die Relevanz der Inhalte ist für alle Beteiligten fragwürdig. Die Leidtragenden kompensieren das oft und verständlicherweise durch erhöhte Social-Media-Aktivitäten und reges Beantworten ihrer Emails. Hinzu kommen die typischen Gruppendynamiken: Es reden immer die gleichen. Und es kommen immer die gleichen zu spät. Die leisen Teilnehmer beschweren sich hinterher lautstark über das Meeting, heikle Themen kommen erst gar nicht auf den Tisch. Der Ablauf ist vorhersehbar und dementsprechend langweilig.

Gleichzeitig ist eine gelungene Kommunikation zwischen Stakeholdern und Teams, wie auch zwischen den Mitarbeitern selbst, für den Wettbewerbsvorteil einer Organisation wichtiger denn je. Die immateriellen Werte, die Strategien, Innovationen und die Fehlerkultur, das gemeinsame Lernen und die Steigerung der Teamperformance sind zu wesentlichen Faktoren für die Gewinnchancen am Markt geworden. Wirkungsvolle Kommunikation ist für den Austausch und den Kulturwandel in Richtung Agilität existenziell relevant. Der Verzicht auf Meetings ist demnach natürlich keine Option. Im Gegenteil: Gute Meetings fördern das gemeinsame Lernen – und ohne Lernprozesse gibt es keine Anpassung und Veränderung.

 

Meeting Board, einloggen, Themen bearbeiten, entscheiden, planen, ausloggen

 

Wie gelingt die Frischzellenkur für Ihre Meetings?

Struktur schafft Verhalten. Fangen Sie also genau dort an und revolutionieren sie die Struktur Ihrer Meetings:
Verkürzen Sie jene Besprechungen, die der reinen Information dienen, drastisch – denn lesen kann jeder selbst. Dafür braucht es nun wirklich kein Meeting! Gestalten Sie jedes Treffen unterschiedlich. Das macht Meetings interessant, abwechslungsreich und beschert Ihnen die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung des Teilnehmerkreises.

Schauen Sie sich Ihre Meetings genau an und unterscheiden Sie die Anlässe und die Ziele voneinander. Welchen Zweck haben Ihre Besprechungen? Ist Präsenz erforderlich oder reicht für den Zweck eine Videokonferenz?

 

Typische Anlässe:

  1. Informationsweitergabe
  2. Innovation und Ideenentwicklung aus Stakeholder Perspektive
  3. Planung, Verteilung von Aufgaben
  4. Ziele festlegen, verteilen und nachhalten
  5. Austausch über Bearbeitungsstände
  6. Hindernisse erkennen und beseitigen
  7. Ergebnisse bzw. Produkte vorstellen und optimieren
  8. Kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess
  9. Gemeinsames Lernen
  10. Optimierung der Zusammenarbeit

Schauen Sie sich Meeting-Strukturen aus agilen Frameworks an und adaptieren Sie diese für Ihre Meeting-Anlässe. Nutzen Sie beispielsweise das Daily für einen zehn- bis fünfzehnminütigen und durchgetakteten Austausch über Bearbeitungsstände und Hindernisse. Komprimieren Sie die Informationsweitergabe auf fünf Minuten und fordern sie jeden Teilnehmer auf, die Informationen bereits vorab selbstständig zu lesen und zu reflektieren. Schon durch konsequentes Timeboxing (Zeitverknappung) werden Meetings auf beeindruckende Weise fokussierter. Nehmen Sie sich im Gegensatz dazu für Innovation mit dem Team eine Auszeit und schaffen Sie in entsprechender Arbeitsatmosphäre Raum für Ideenentwicklung aus Stakeholder-Perspektive. Dafür gibt es jede Menge Kreativitätstechniken und Formate wie etwa Design Thinking. Ein Review-Meeting, bei dem das Team gemeinsam mit Stakeholdern auf Ergebnisse schaut, müssen Sie wiederum anders strukturieren und gestalten. Laden Sie dazu Stakeholder ein und präsentieren Sie Prototypen neuer Produkte oder Services.

Entscheidend für jede Entwicklung und Veränderung ist es, sich in größeren Abständen genügend Zeit für eine Retrospektive zu nehmen, bei das Team sowohl Werte und Prinzipien weiterentwickelt sowie die Zusammenarbeit optimiert.

Und wer moderiert die verschiedenen Meetings? Selbstverständlich die Führungskraft oder der Projektleiter – oder etwa nicht? Nein! Besser ist es, Sie wechseln konsequent die Moderationsrolle, sodass jedes Teammitglied von Zeit zu Zeit die Verantwortung übernimmt.

Nutzen Sie zusätzlich eine überaus effiziente Spielart: Vergeben Sie Meetingrollen an die Teilnehmer. Das sorgt für jede Menge Abwechslung und trainiert dabei auch noch die laterale Führung.

 

Beispiele von hilfreichen Rollen in Meetings:

  • Fokus-Beschleuniger: Hat die Aufgabe den Fokus im Meeting zu verfolgen
  • Persona: Hat die Aufgabe die Kunden/Stakeholder Sicht konsequent einzunehmen
  • Prinzipien-Wächter: Sorgt für die Einhaltung der Prinzipien (z. Bsp.: agile Arbeitsprinzipien)
  • Protokoll-Leader: Achtet auf Visualisierung und Zusammenfassung der Ergebnisse
  • Querdenker: Hinterfragt und bringt neue Perspektiven ein
  • Konsensfinder: Sucht bei scheinbar unvereinbaren Standpunkten die gemeinsame Basis
  • Time Keeper: Achtet auf Timeboxing
  • Moderator: leitet das Meeting und schlägt Methoden zu Themenbearbeitung vor

In der Tabelle Meeting-Anlässe und -Designs sehen sie mögliche Arbeitstitel, Inhalte und Zeiten für die oben genannten Anlässe.

 

Mit dem Meetingboard (siehe Grafik) können Sie ihre Meetings gestalten. Es gibt Ihnen einen strukturierten Rahmen, wie einen Architekturplan, den sie dann je nach Meeting befüllen können.