Agile Kick Offs sind der Treibstoff für den Start einer Transformation

Dem Anfang wohnt bereits das Ende inne, oder besser gesagt: im Anfang steckt schon der Schlüssel zum Erfolg. Schon in der Auftragsklärung und Vorbereitung wird sich schnell klären wie ernsthaft und durchdacht das Transformations-Vorhaben ist.

Um dann auch die Mitarbeiter:innen in dem Wandel mit an Bord zu nehmen, ist der Kick Off entscheidend. Je mehr emotionale Betroffenheit und ernstgemeinte Beteiligung drin steckt, desto mehr Engagement für den Wandel kommt raus.

Der Treibstoff jeder gelungenen Kick Off Veranstaltung sind die 4 W-Fragen. Egal ob ihr euch für den Start einer agilen Transformation, für eine „Open Space Agility“ über 100 Tage entscheidet oder ein „Agility Work and Travel“ macht: Beantwortet in dem Kick Off immer die vier Kernfragen, die jede:n Anwesende:n beschäftigt:

Die 4 W-Fragen eines guten agilen Kick Offs

Jede Veränderung startet mit 4 Fragen:

1. Was soll verändert werden?
2. Wozu machen wir das?
3. Warum ist es notwendig?
4. Wie wird es ablaufen?

Gute Kick Offs schaffen ein gemeinsames Verständnis für die Dringlichkeit und Notwendigkeit eines Wandels. Sie beantworten 4 entscheidende Fragen, die Menschen bei Veränderungen bewegen. Werden diese Fragen hinreichend beantwortet, dann sind Mitarbeiter:innen auch bereit dazu, die Anstrengungen anzugehen, die jede Veränderung mit sich bringt und Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Je nach Ausmaß der Veränderung sind unterschiedliche Formate empfehlenswert mit entsprechender Vorbereitung und Dauer. Fastformel: Je größer die Transformation, desto länger dauert der Kick Off. Bei kleinen Veränderungen kann ein Meeting reichen.

Die vier W-Fragen:

1. W-Frage: Was machen wir?

• Was sind die Themen und Inhalte, die wir überdenken?
• Worum genau geht es?
• Welche Themen und Bereiche sind genau betroffen?
• Was ist damit gemeint und wie nennen wir das Thema?

2. W-Frage: Wozu machen wir das?

Je klarer und konkreter der Sinn und Nutzen auch emotional greifbar werden, desto mehr partizipieren alle Betroffenen. Versehen Sie den sechsfachen Nutzen noch mit einer gehörigen Portion Dringlichkeit und Sie haben einen guten Treibstoff für Selbstverpflichtung und Partizipation.

Wenn alle Beteiligten partizipieren und sich einbringen, gelingen Veränderungen. Das ist umso entscheidender, weil es um fortwährende kontinuierliche Veränderungen geht. Organisationen sind nur überlebensfähig, wenn sie ein Umfeld für stetigen Wandel schaffen.

Wenn der Nutzen und Mehrwert der Veränderung für jede:n emotional und rational greifbar ist, treibt das Mitarbeiter:innen an, sich zu bewegen. Meiner Erfahrung nach ist der achtfache Sinn und Nutzen sozusagen das Super unter den Treibstoffen für die Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter:innen.

Konkret bedeutet das, folgende Fragen zu beantworten:

• Was bringt die Veränderung den Kund:innen auf rationaler Ebene wie zum Beispiel zusätzliche Angebote, mehr Bequemlichkeit und mehr Vielfalt und was bringt sie den Kund:innen auf emotionaler Ebene wie beispielsweise Anerkennung?
• Was bringt der Wandel der Organisation auf rationaler Ebene, wie zum Beispiel für Fortschritt, Wettbewerb und Wachstum, und was bringt sie dem Unternehmen auf emotionaler Ebene wie Sicherheit und die Art und Weise der Zusammenarbeit?
• Was bringt der Change dem Team oder Bereich auf rationaler Ebene – zum Beispiel neue interessante Methoden und Kompetenzen? Und was hat das Team emotional davon, etwa durch mehr Selbstbestimmung?

Acht-Facher Nutzen: Wozu machen wir das?

• Was ist der emotionale und rationale Nutzen für den Kunden?
• Was ist der emotionale und rationale Nutzen für das Unternehmen?
• Was ist der emotionale und rationale Nutzen für das Teams?
• Und was ist der emotionale und rationale Nutzen für mich selbst?

3. W-Frage: Warum ist das erforderlich?

• Was sind die Hintergründe der Veränderung?
• Welche Auslöser gab es und wie ist die Historie dazu?
• Was sind die tieferliegenden Ursachen?
• Wie ist die Dringlichkeit der Veränderung?
• Was ist unser Purpose und unsere Mission?

4. W-Frage: Wie gehen wir vor?

• Wer ist beteiligt und was sind die konkreten Schritte?
• In welcher Zeit wird was angegangen und umgesetzt.
• Was für Pläne gibt es?
• Welche Methoden werden genutzt?
• Wie genau wird was konkret ablaufen?

Nutzt zu dem „Wie?“ am besten Sessions oder Stationen, an denen die Teilnehmer:innen Impulse und Methoden erleben und durchführen und sich bereits für Transfer-Experimente entscheiden können.

Je erlebbarer und praxisnaher die Sessions sind, desto mehr wird gleich danach umgesetzt werden.