Ist–Zustand:

Mittwochmorgen, ein typisches Wollmilchsau-Meeting: Es geht mal wieder um die anstehende Produkteinführung. Alle sind da – Vertriebsmannschaft, Controlling, Marketing und die Verantwortliche aus der Produktion. Und alles, was noch synchronisiert, diskutiert und entschieden werden muss, steht auf der Agenda, auch wenn keiner sich die Mühe gemacht hat, sie offiziell zusammenzustellen. Trotzdem wissen die Anwesenden genau, wie es ablaufen wird: Herr Müller kommt wie immer zu spät, Frau Schmidt führt endlose Monologe und Herr Kunz bringt keinen Ton heraus. Die empfindlichen Themen werden umschifft und die Arbeit bleibt immer bei den gleichen zwei Kollegen hängen. Eine Moderatorin, die dies verhindern könnte, gibt es nicht, stattdessen viel innerliches Augenrollen und die Frage, warum man hier wertvolle Zeit absitzt, statt wichtigere Aufgaben zu erledigen. Eine übertriebene Darstellung? Nein, das ist immer noch die übliche Realität in vielen Organisationen. Dabei wäre es gar nicht so schwer, ein bisschen mehr Dynamik in die verkrusteten Besprechungsstrukturen zu bringen. Man müsste nur auf die Erfahrung derer zurückgreifen, die in agilen und selbstorganisierten Kontexten arbeiten. Denn weil dort überdurchschnittlich viel besprochen werden muss, hat man schlicht keine Zeit, immer alles mit allen in einem Aufwasch zu klären – was ohnehin selten gelingt.

Meetings neu denken, vorbereiten und Struktur von Meetings revolutionieren

Agile Struktur schafft Verhalten. Fangen wir also genau dort an und revolutionieren wir die Struktur von Meetings hin zum agilen Kulturwandel: Wir verkürzen jene Besprechungen, die der reinen Information dienen, drastisch – denn lesen kann jeder selbst. Dafür braucht es nun wirklich kein Meeting! Jedes Treffen sollte fokussiert und unterschiedlich sein. Das macht Meetings interessant, abwechslungsreich und beschert die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung des Teilnehmerkreises.

Meetings sollten sich genau angeschaut und voneinander unterschieden werden in Anlässe und Ziele. Welchen Zweck haben die Besprechungen? Ist beispielsweise Präsenz erforderlich oder genügt eine Videokonferenz? Wir verändern Meetings iterativ und nutzen dabei den agilen Kreislauf. Kultur folgt immer der Struktur!

Think New – Plan – Do – Check – Act:

Wie wird ein Meeting agil? Besprechungen neu setzen – Planung der ersten wichtigen Schritte – Quick Wins umsetzen – analysieren der Ergebnisse und Feedbackrunde – Anpassung nächsten Schritt.

Unternehmen, die agiler in Meetings agieren möchten, stellen sich die Frage was für agile Meetings es gibt und wie man sich einen Überblick verschafft.

Es gibt Meetings für jeden Anlass. So gibt es Meetings für das kurze Abstimmen von Zwischenständen, oder solche, die Raum für vertieftes kreatives Arbeiten bieten – aber auch Hilfsmittel, die dafür sorgen, dass alle jederzeit, ganz ohne Meeting, den aktuellen Projektstand erfassen können. 

Einige Meetings finden nur ein- bis zweimal pro Jahr statt und dauern dann ausnahmsweise auch mal einen ganzen Tag, andere werden täglich für zehn bis 15 Minuten durchgeführt. Und manche Meetings sind in einen umfassenden Prozess eingebunden, der sich über mehrere Monate hinzieht. Die Vielfalt ist kein Zufall. Die zahlreichen Formate, Methoden und Frameworks leiten sich vielmehr logisch aus dem agilen TPDCA-Zyklus ab. Der agile Kreislauf, der bei der Gestaltung von Angeboten, Innovationen und Transformationen wirkt, besteht aus fünf Phasen: Er beginnt damit, dass Neues erdacht und eine Vision, ein Ziel oder ein Prototyp entwickelt wird (Think new). Danach folgen vier Schritte, die bei Bedarf iterativ wiederholt werden: das Planen (Plan), Umsetzen (Do), Überprüfen (Check) und das Optimieren (Act). Für jede Phase gibt es unterschiedliche Anlässe für Besprechungen – und jeweils passgenaue Meetingformate.

Inhouse-Angebote:

• Wir begleiten Unternehmen darin, eine effektive Meeting-Struktur zu etablieren.
• Wir bilden agile Moderatoren in Organisationen aus.
• Wir analysieren eure Meetings und finden gemeinsam die wirksamste Strategie um eure Meetings abwechslungsreich, wirksam und passgenau zu gestalten.

Oder lasst eure Mitarbeiter/Kollegen zu professionellen, agilen Trainer/Facilitator in unserem Institut ausbilden.

Hier werden unsere Teilnehmer zu Initiatoren für eine neue Art des Lernens und der Kommunikation, sowohl auf methodischer als auch auf mentaler Ebene. Wir zeigen euch, wie ihr Wissen, Erfahrungen und Methoden vermitteln, die zu mehr Selbstorganisation, Innovation und Wendigkeit – sprich mehr Agilität – in Meetings führen.