Gestresst und genervt von Work-Overload und dem Gefühl, vor lauter Aufgaben nicht voran zu kommen? Unerledigte Aufgaben stapeln sich und die unfairen Verteilungen im Team macht das Ganze noch schlimmer?
Wenn Ihr die Kunst des Planning Meeting wirklich verstanden habt, hat das Dilemma ein erreichbares Ende!
All Hands-Meetings helfen Gerade in einem agilen Umfeld, die Teams gut und abgestimmt miteinander kooperieren zu lassen. Damit Organisationen nicht nur auf operativer Ebene, sondern auch auf kooperativer und strategischer Flughöhe agil arbeiten, müssen sie sich kontinuierlich im Meeting austauschen und informiert halten.
Im All Hands-Meeting tauschen sich alle Bereiche oder Teams über die wichtigsten Entwicklungen aus. Dabei treffen sich Teams – oder bei größeren Unternehmen auch Vertreter:innen verschiedener Teams – mit der Führung und halten ein Meeting ab, um sich gegenseitig über die wichtigsten Fortschritte oder auch Hindernisse zu informieren.
Wie beim Einloggen erfolgt bei jedem Meeting auch ein Ausloggen zum Abrunden und Beenden der Runde und der Themen durch das Team. Dazu werden nach der Entscheidungs- und Planungsphase alle im Meeting offen gebliebenen Fragen gesammelt und durch das Team beantwortet.
Die vierte Phase jedes agilen Team Meetings beinhaltet das Entscheiden und Planen. Zunächst werden allerdings die Ideen und Vorschläge, die in Phase 3 des Team Meetings entstanden sind, priorisiert. Priorisierung schafft Klarheit, Fokus und Struktur. Durch die gemeinsame Gewichtung ist dem Team die Reihenfolge und Relevanz der Themen präsent.
Nach dem Check-in (letzter Blog-Beitrag) ins agile Meeting sind die Teilnehmer:innen aufnahmebereit für die Themen und Inhalte. Wir unterscheiden bei der Themenbearbeitung in agilen Meetings folgende Schritte:
Abwarten war gestern! Jetzt ist es an der Zeit, Führung nicht nur neu zu denken, sondern Taten folgen zu lassen. Der agile Coach ist die optimale Besetzung, um Selbstorganisation, Innovation und ein neues Rollenverständnis zu implementieren. Denn er hat neben der Befähigung von Teams vor allem die Aufgabe, Hindernisse aus dem Weg zu räumen, damit Teams störungsfrei Ergebnisse erzielen können. Der agile Coach sorgt für den notwendigen Kultur- und Strukturwandel.
Um Meetings im Team agiler zu gestalten, benötigen wir eine kurze Vorbereitungsphase, in der der Geist der Teilnehmer auf das agile Meeting fokussiert wird.
Dafür lassen wir jede Besprechung im Team mit dem Einloggen oder auch Check-in genannt beginnen. Wie wir unseren Computer hochfahren und uns einloggen oder in einem Hotel einchecken, so brauchen wir auch in agilen Meetings eine Art Aufwärmphase, bevor wir startklar sind um die Inhalte an unser Team zu transportieren. Viel Spaß beim Umsetzen dieser agilen Meetings Tipps!
Agile Struktur schafft Verhalten. Fangt also genau dort an und revolutioniert die Struktur eurer Meetings hin zum agilen Kulturwandel: Verkürzt jene Besprechungen, die der reinen Information dienen, drastisch – denn lesen kann jeder selbst. Dafür braucht es nun wirklich kein Meeting! Gestaltet jedes Treffen agil und unterschiedlich. Das macht Meetings interessant, abwechslungsreich und beschert euch die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung des Teilnehmer:innenkreises.
Ihr wollt agiler führen? Dann nutzt die Leadership-Canvas (siehe Grafik), um die wesentlichen Kompetenzen und Aufgaben des Führungs-Teams gemeinsam zu entwickeln. Sie gibt Euch einen strukturierten Rahmen, wie einen Architekturplan, mit dem Ihr den Wandel gestalten könnt.
Agilität bedeutet Beweglichkeit und das flexible und proaktive Handeln von Unternehmen auf einem sich ständig verändertem Markt. Dazu sind die alten Hierarchien und Entscheidungsstrukturen schlichtweg zu langsam. Selbstorganisierte Teams mit interdisziplinären Kompetenzen und autonomem Entscheidungsvermögen sind die Antwort auf die Frage nach schneller und innovativer Anpassung. Das alleine schon birgt immense Anforderungen an eine völlig neue Art der Kommunikation und Interaktion.
Claudia Thonet Agile Consulting GmbH
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