Consulting: Agile Meetings
Schluss mit Laber Rhabarber und dem Einheitsmodell
Meetings sind eine große Schwachstelle in Unternehmen. Zu viele Meetings die wenig Mehrwert bieten und mehr Zeit kosten als Gewinn bringen. Und dann noch zu einer Zeit, in der die Aufmerksamkeit von so vielen anderen Themen absorbiert wird. Doch gerade im agilen Kulturwandel ist eine gute Kommunikationsstruktur und Besprechungskultur entscheidend, um mehr Kundenzentrierung, Innovationsfähigkeit und Selbstorganisation zu erreichen. ROTI (Return on time invested) ist eine immer wichtiger werdende Messgröße für den Mehrwert im Gegenzug zur investierten Zeit in Besprechungen.
Weniger Frust und mehr Ergebnisse ist die Devise!
Wie ihr Schluss macht mit Laber Rhabarber und dem Einheitsmodell, erfahrt ihr hier in unserem Guide: Agile Meetings – In 5 Phasen zu mehr Meeting-Erfolg
Das funktioniert jedoch nicht mit dem ausgedienten „One fits all“ Modell klassischer Besprechungen. Ein Blick auf die ausgefeilte agile Meetingkultur beweist: Sie bietet eine Vielfalt passgenauer Formate für unterschiedliche Austausch- und Abstimmungsgelegenheiten – und damit viel Inspiration für bessere Besprechungen und handfeste Ergebnisse.
Agile Meetings sind anders: Sie sind das Ende des Einheitsmodells: weg von den eierlegenden „Wollmilchsau-Meetings” hin zu anlassbezogenen, fokussierten und beteiligenden Events.
Ist–Zustand:
Mittwochmorgen, ein typisches Wollmilchsau-Meeting: Es geht mal wieder um die anstehende Produkteinführung. Alle sind da – Vertriebsmannschaft, Controlling, Marketing und die Verantwortliche aus der Produktion. Und alles, was noch synchronisiert, diskutiert und entschieden werden muss, steht auf der Agenda, auch wenn keiner sich die Mühe gemacht hat, sie offiziell zusammenzustellen. Trotzdem wissen die Anwesenden genau, wie es ablaufen wird: Herr Müller kommt wie immer zu spät, Frau Schmidt führt endlose Monologe und Herr Kunz bringt keinen Ton heraus. Die empfindlichen Themen werden umschifft und die Arbeit bleibt immer bei den gleichen zwei Kollegen hängen. Eine Moderatorin, die dies verhindern könnte, gibt es nicht, stattdessen viel innerliches Augenrollen und die Frage, warum man hier wertvolle Zeit absitzt, statt wichtigere Aufgaben zu erledigen. Eine übertriebene Darstellung? Nein, das ist immer noch die übliche Realität in vielen Organisationen. Dabei wäre es gar nicht so schwer, ein bisschen mehr Dynamik in die verkrusteten Besprechungsstrukturen zu bringen. Man müsste nur auf die Erfahrung derer zurückgreifen, die in agilen und selbstorganisierten Kontexten arbeiten. Denn weil dort überdurchschnittlich viel besprochen werden muss, hat man schlicht keine Zeit, immer alles mit allen in einem Aufwasch zu klären – was ohnehin selten gelingt.
Meetings neu denken, vorbereiten und Struktur von Meetings revolutionieren
Agile Struktur schafft Verhalten. Fangen wir also genau dort an und revolutionieren wir die Struktur von Meetings hin zum agilen Kulturwandel: Wir verkürzen jene Besprechungen, die der reinen Information dienen, drastisch – denn lesen kann jeder selbst. Dafür braucht es nun wirklich kein Meeting! Jedes Treffen sollte fokussiert und unterschiedlich sein. Das macht Meetings interessant, abwechslungsreich und beschert die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung des Teilnehmerkreises.
Meetings sollten sich genau angeschaut und voneinander unterschieden werden in Anlässe und Ziele. Welchen Zweck haben die Besprechungen? Ist beispielsweise Präsenz erforderlich oder genügt eine Videokonferenz? Wir verändern Meetings iterativ und nutzen dabei den agilen Kreislauf. Kultur folgt immer der Struktur!
Think New – Plan – Do – Check – Act:
Wie wird ein Meeting agil? Besprechungen neu setzen – Planung der ersten wichtigen Schritte – Quick Wins umsetzen – analysieren der Ergebnisse und Feedbackrunde – Anpassung nächsten Schritt.
Unternehmen, die agiler in Meetings agieren möchten, stellen sich die Frage was für agile Meetings es gibt und wie man sich einen Überblick verschafft.
Es gibt Meetings für jeden Anlass. So gibt es Meetings für das kurze Abstimmen von Zwischenständen, oder solche, die Raum für vertieftes kreatives Arbeiten bieten – aber auch Hilfsmittel, die dafür sorgen, dass alle jederzeit, ganz ohne Meeting, den aktuellen Projektstand erfassen können.
Einige Meetings finden nur ein- bis zweimal pro Jahr statt und dauern dann ausnahmsweise auch mal einen ganzen Tag, andere werden täglich für zehn bis 15 Minuten durchgeführt. Und manche Meetings sind in einen umfassenden Prozess eingebunden, der sich über mehrere Monate hinzieht. Die Vielfalt ist kein Zufall. Die zahlreichen Formate, Methoden und Frameworks leiten sich vielmehr logisch aus dem agilen TPDCA-Zyklus ab. Der agile Kreislauf, der bei der Gestaltung von Angeboten, Innovationen und Transformationen wirkt, besteht aus fünf Phasen: Er beginnt damit, dass Neues erdacht und eine Vision, ein Ziel oder ein Prototyp entwickelt wird (Think new). Danach folgen vier Schritte, die bei Bedarf iterativ wiederholt werden: das Planen (Plan), Umsetzen (Do), Überprüfen (Check) und das Optimieren (Act). Für jede Phase gibt es unterschiedliche Anlässe für Besprechungen – und jeweils passgenaue Meetingformate.
Inhouse-Angebote:
- Wir begleiten Unternehmen darin, eine effektive Meeting-Struktur zu etablieren.
- Wir bilden agile Moderatoren in Organisationen aus.
- Wir analysieren eure Meetings und finden gemeinsam die wirksamste Strategie um eure Meetings abwechslungsreich, wirksam und passgenau zu gestalten.
Oder lasst eure Mitarbeiter/Kollegen zu professionellen, agilen Trainer/Facilitator in unserem Institut ausbilden.
Hier werden unsere Teilnehmer zu Initiatoren für eine neue Art des Lernens und der Kommunikation, sowohl auf methodischer als auch auf mentaler Ebene. Wir zeigen euch, wie ihr Wissen, Erfahrungen und Methoden vermitteln, die zu mehr Selbstorganisation, Innovation und Wendigkeit – sprich mehr Agilität – in Meetings führen.
Blogserie:
Agile Meetings
Mit agilen Meetings wird der Alltag im Unternehmen effektiver! Die meisten Meetings im Team bestehen immer noch aus Informationsfluten und PowerPoint-Schlachten. Die Zeit für solche Zusammenkünfte des Teams wird regelmäßig überzogen, die Relevanz der Inhalte ist für alle Beteiligten fragwürdig. Die Leidtragenden kompensieren das oft und verständlicherweise durch den permanenten Blick auf Ihr Mobiltelefon. Darüber hinaus reden meistens die Gleichen im Team. Und es kommen immer die Gleichen zu spät. Die leisen Teilnehmer:innen beschweren sich hinterher lautstark über das Meeting, heikle Themen kommen erst gar nicht auf den Tisch. Der Ablauf ist vorhersehbar und langweilig.
Doch ist deshalb ein Verzicht auf Meetings eine Option?
Natürlich nicht. Gute Meetings fördern nämlich das gemeinsame Lernen – und ohne Lernprozesse gibt es keine Anpassung und Veränderung.
Die Lösung: Agile Meetings
In der Serie „Agile Meetings“ geben wir vom Team Claudia Thonet effektive Tipps, um Meetings neu zu denken und zu „agilisieren“. Mit agilen Meetings wird eine neue, revolutionäre Struktur in Team Meetings etabliert, in denen keiner mehr zu spät kommen oder sich während des agilen Meetings mit seinem Smartphone beschäftigen möchte. Nach dem Motto Think New – Plan – Do – Check – Act zeigen wir euch, wie ihr die Themen aus unseren Coachings aufnehmen und selbständig im Team durchführen könnt, um am agilen Kulturwandel aktiv teilnehmen zu können und Meetings agiler und damit auch effektiver zu gestalten. Lernt jetzt, In 5 Phasen zu mehr Meeting-Erfolg zu kommen.
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 1: Meetings neu denken und vorbereiten
Struktur von Meetings revolutionieren
Agile Struktur schafft Verhalten. Fangt also genau dort an und revolutioniert die Struktur eurer Meetings hin zum agilen Kulturwandel: Verkürzt jene Besprechungen, die der reinen Information dienen, drastisch – denn lesen kann jeder selbst. Dafür braucht es nun wirklich kein Meeting! Gestaltet jedes Treffen agil und unterschiedlich. Das macht Meetings interessant, abwechslungsreich und beschert euch die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung des Teilnehmer:innenkreises.
Ist dieser Beitrag dein erster aus der Serie Agile Meetings?
Hier findest Du die anderen Teile:
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 2: Check-in
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 3: Themen bearbeiten
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 4: Entscheiden und planen
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 5: Check-out
Schaut euch Meetings genau an und unterscheidet die Anlässe und die Ziele voneinander. Welchen Zweck haben die Besprechungen? Ist beispielsweise Präsenz erforderlich oder genügt eine Videokonferenz? Verändert eure Meetings iterativ und nutzt dabei den agilen Kreislauf:
Think New – Plan – Do – Check – Act:
Wir wird ein Meeting agil? Denkt Besprechungen neu – plant die ersten wichtigen Schritte – setzt Quick Wins um – analysiert die Ergebnisse und holt euch Feedback – lernt daraus und passt den nächsten Schritt an.
Ein zehn- bis 15-minütiger täglicher Austausch (» Daily) hilft, Bearbeitungsstände und Hindernisse schnell zu identifizieren. Komprimiert die Informationsweitergabe in einem Meeting auf fünf Minuten und fordert jede:n Teilnehmer:in auf, die Informationen bereits vorab zu lesen und zu reflektieren. Allein diese Hinweise führen dazu, dass Meetings agiler ablaufen und die Aufmerksamkeit geschärft wird. Schon durch konsequentes Timeboxing (Zeitverknappung) werden Meetings auf beeindruckende Weise fokussierter. Nehmt euch im Gegensatz dazu für Innovation mit dem Team eine Auszeit und schafft in entsprechender Arbeitsatmosphäre Raum für die Ideenentwicklung. Dafür gibt es jede Menge Kreativitätstechniken und -formate (bspw. » Design Thinking). Ein » Review-Meeting bspw., bei dem das Team gemeinsam mit Stakeholdern auf Ergebnisse schaut, müsst ihr wiederum anders strukturieren und gestalten als eine Retrospektive. Entscheidend für jede Entwicklung und Veränderung ist es, sich in größeren Abständen genügend Zeit für eine » Retrospektive zu nehmen, damit das Team sowohl Werte und Prinzipien weiterentwickeln sowie die Zusammenarbeit optimieren kann. Das Format Design Thinking haben wir hier einmal anschaulich dargestellt, damit zukünftig Meetings agiler und effektiver ablaufen können:
Meeting-Phase 1: Vorbereitung
Die 6 entscheidenden Fragen
Gerade die Vorbereitung von Meetings wird immer wichtiger. Je klarer die Teilnehmer:innen ausgewählt sind und die Themen aufbereitet sind, desto effektiver läuft jedes Meeting ab.
Anlass und Ziele: Welches Ziel wird mit dem Meeting verfolgt. Ist die Notwendigkeit für das Meeting klar kommuniziert? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden und was haben die Teilnehmer:innen für einen Nutzen durch die Teilnahme?
Teilnehmer:innen: Wer ist für das Ziel relevant und für wen ist das Thema wichtig?
Rollen: Welche Rollen und Perspektiven brauchen wir, um gute Entscheidungen zu treffen oder wichtige Sichtweisen zu integrieren?
Zeit: Wie lange soll das Meeting dauern? (Hinterfragt die üblichen 60 Minuten-Meetings und setzt lieber kürzere Zeiten an).
Ort: Was ist ein geeigneter Ort für die Art der Zusammenkunft? Online oder Präsenz? Wählt auch mal ungewöhnliche Orte oder geht bei manchen Themen mit den Teilnehmer:innen spazieren. Das alleine bewirkt oft schon andere Ergebnisse. Bei Online-Meetings ist die Plattform ebenso entscheidend wie ein Ort. Alleine schon ob die Kamera an ist, bewirkt große Unterschiede. So wie in einem Meetingraum vermummte Teilnehmer störend wirken, so irritierend sind schwarze Bildschirme ohne Gesicht. Auch die Plattform und deren Möglichkeiten der Interaktion sind ganz entscheidend für den Verlauf und die Wirkung der Besprechung.
Ausstattung: Wann brauche ich einen Beamer und wann ist ein Flipchart oder auch Lego- oder Bastelmaterial zielführender?
Typische Meeting-Anlässe:
- Informationsweitergabe
- Innovation und Ideenentwicklung aus Stakeholder-Perspektive
- Planung, Verteilung von Aufgaben
- Ziele festlegen, verteilen und nachhalten
- Austausch über Bearbeitungsstände
- Hindernisse erkennen und beseitigen
- Ergebnisse bzw. Produkte vorstellen und optimieren
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
- Gemeinsames Lernen
- Optimierung der Zusammenarbeit
- Systemische Müllabfuhr/Ausmisten
Download Meeting-Checkliste als Newsletter-Extra-Material
Meeting-Checkliste zur Planung und Vorbereitung
Mit dem nächsten Newsletter bekommst du gratis eine MEETING Planungs-Checkliste als Download.
Die Checkliste ist sehr hilfreich für die Vorbereitung der Moderation. Sie hilft nicht nur organisatorisch, sondern auch inhaltlich, sich auf die Ziele, Inhalte und Hintergründe einzustimmen.
Nach einer optimalen Vorbereitung folgt der Check-In, also die Meetingteilnahme an sich. Mehr dazu finden Sie im nächsten Teil unserer Serie „Agile Meetings“ weiter unten. Viel Spaß bei der Umsetzung! Und wenn es zwischendurch Herausforderungen gibt, zögern Sie nicht, unsere Beratung oder einen unserer Workshops in Anspruch zu nehmen!
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 2: Check-in
Um Meetings im Team agiler zu gestalten, benötigen wir eine kurze Vorbereitungsphase, in der der Geist der Teilnehmer auf das agile Meeting fokussiert wird.
Dafür lassen wir jede Besprechung im Team mit dem Einloggen oder auch Check-in genannt beginnen. Wie wir unseren Computer hochfahren und uns einloggen oder in einem Hotel einchecken, so brauchen wir auch in agilen Meetings eine Art Aufwärmphase, bevor wir startklar sind um die Inhalte an unser Team zu transportieren. Viel Spaß beim Umsetzen dieser agilen Meetings Tipps!
Ist dieser Beitrag dein erster aus der Serie Agile Meetings?
Hier findest Du die anderen Teile:
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 1: Meetings neu denken und vorbereiten
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 3: Themen bearbeiten
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 4: Entscheiden und planen
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 5: Check-out
Intro
Dazu gehört in jedem agilen Meeting die Vorstellung des:der Moderierenden inklusive seines:ihres Selbstverständnisses (Was ist meine Rolle im Meeting und wie möchte ich sie heute ausführen?) sowie die Vorstellung der Meeting Teilnehmer:innen (sofern diese sich noch nicht kennen oder nicht klar ist, wer in welcher Funktion anwesend ist). Die Rollenklärung gibt Orientierung und schafft Klarheit über Zuständigkeiten im Unternehmen.
4 W-Fragen
Danach folgt der Blick auf die Inhalte des agilen Meetings. Dazu nutzen wir die vier W-Fragen und beantworten die häufig unausgesprochenen Fragen, die die Teilnehmenden mehr oder weniger bewusst beschäftigen, wenn sie einer Veranstaltung beiwohnen:
- Was werden wir im Meeting behandeln? – Themen und Inhalte
- Warum beschäftigen wir uns damit? – Auslöser und Hintergründe
- Wie werden wir vorgehen? – Interaktionen, Beteiligung
- Wozu ist das wichtig? – Sinn und Mehrwert
Teilnehmer:innen einloggen
Neben der Vorstellung der Personen und Inhalte gilt es, die Teilnehmer:innen emotional im agilen Meeting abzuholen. Wir nutzen gerne ein kurzes Einloggen mit Fragen, bei denen jede:r Anwesende max. 1 Minute Zeit hat diese zu beantworten. Das Einloggen im agilen Meeting dient primär dazu, einen kurzen Moment lang jedem:jeder Teilnehmenden die Chance zu geben, gehört zu werden und sich gemeinsam auf das bevorstehende Meeting einzustimmen. Dabei ist es wichtig, dass auch wirklich jede:r gehört wird und dass die Inhalte des Team Meetings aufeinander abgestimmt sind.
Warum wird es eingesetzt?
Abhängig vom Inhalt und Thema des agilen Meetings, dient das Einloggen dazu, entweder Bearbeitungsstände und Ziele für den nächsten Zyklus abzugleichen, Hindernisse des Teams anzusprechen oder aber auch die eben erwähnten Wünsche und Bedürfnisse in den Raum zu stellen. Ebenso ist hier Raum für eigene Gefühle und das persönliche Wohlbefinden, denn das Wissen über Hindernisse und Widerstände im Team, hilft dabei, sie zu beseitigen.
Wie funktioniert es in der Online-Variante?
Immer mehr Meetings werden Online abgehalten – Home Office ist in vielen Firmen gang und gebe. Auch hier gibt es viele Möglichkeiten, Meetings agil zu gestalten.
Anstelle des Flipcharts, nutzen wir online einfach die gleiche Visualisierung, die wir auf unserem Arbeitsboard vorbereitet haben. Die Sanduhr wird durch einen Timer ersetzt, der in jedem Tool zu finden ist und die Reihenfolge der Redner:innen bestimmt unser Seminartisch, der im übernächsten Blog-Artikel beschrieben werden soll.
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 3: Themen bearbeiten
Nach dem Check-in ins agile Meeting sind die Teilnehmer:innen aufnahmebereit für die Themen und Inhalte. Wir unterscheiden bei der Themenbearbeitung in agilen Meetings folgende Schritte:
Ist dieser Beitrag Dein erster aus der Serie Agile Meetings?
Hier findest Du die anderen Teile:
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 1: Meetings neu denken und vorbereiten
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 2: Check-in
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 4: Entscheiden und planen
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 5: Check-out
Themen erheben:
Auch wenn mit der Einladung zum agilen Meeting eine Agenda verschickt wurde, startet die dritte Phase mit der Zustimmung und Priorisierung der Themen, die bearbeitet werden. Wir nutzen dazu am liebsten ein Themen-Kanban wie hier beschrieben. Zunächst visualisiert der:die Moderator:in die Themen, die auch in der Agenda der Einladung standen. Dann fragt sie:er, welche weiteren wichtigen Themen zu dem Anlass besprochen werden sollen und visualisiert diese im Backlog. Anschließend werden die Themen gemeinsam mit den Teilnehmer:innen priorisiert und die Bearbeitungszeit pro Thema vereinbart. Weniger wichtige Themen bleiben im Backlog und werden ins nächste agile Meeting verschoben. Die wichtigsten Themen werden nacheinander ins „Doing“ verschoben und noch während des agilen Meetings bearbeitet.
Wir nutzen das Themen-Kanban Board als eine offene Agenda zum Meeting. Wie oben beschrieben, hat das Meeting ja schon in sich eine Agenda, welche es zu besprechen gilt. Das ist umso wichtiger, als wir versuchen, die Meetings fokussiert und themenbezogen abzuhalten, damit wir nicht besagte Wollmilchsau-Treffen veranstalten, sondern agile Meetings veranstalten. Dennoch gibt es immer auch ungeplante Inhalte, die für das Gelingen von Relevanz sind.
Ein Themen-Kanban dient der Übersichtlichkeit. Jede:r im Meeting kann zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, ob ein Bestandteil der Meeting Agenda bereits in der Bearbeitung ist, der schlimmstenfalls noch gar nicht angefasst wurde. Ähnlich dem Task- oder Kanbanboard übernehmen alle Teilnehmenden die Verantwortung für die Erledigung der Themen und auch für deren Vollständigkeit. So kann jede:r einzelne seinen:ihren Beitrag leisten und die Gruppe bestimmt gemeinsam über die Wichtigkeit.
- Must have: Das Thema ist integral wichtig und muss unbedingt behandelt werden.
- Should have: Das Thema ist wichtig und sollte besprochen werden.
- Could have: Das Thema könnte behandelt werden
Zum Schluss wandert alles, was die Meeting Teilnehmer als wichtig erachten, in die Spalte „To Do“ und wird auch als erstes bearbeitet. Tipp: Als Moderator:in empfiehlt empfehlen wir, zu wissen, was ihr unbedingt im Meeting behandelt haben wollt. Diese Userstories sollten am besten schon vor dem Meeting im „To Do“ stehen, damit sie auf jeden Fall behandelt werden.
Alles, was während des agilen Meetings an weiteren Themen auftaucht, kommt natürlich ins Backlog und wird von den Meeting Teilnehmern bearbeitet, sobald die wichtigsten Themen in „Done“ verschoben wurden.
Achtet darauf, dass nicht mehr als 1–2 Themen gleichzeitig im Doing sind und damit behandelt werden, sonst entsteht ein Engpass, der nur schwer aufzulösen ist. Fokus eben!
Themen bewerten:
Zunächst wird das aktuelle Thema während des agilen Meetings in der Spalte „Doing“ ins Themen-Kanban verschoben, um es dann zu betrachten und aus unterschiedlichen Perspektiven heraus agil zu bewerten:
- Wie ist der Soll- und Ist Abgleich?
- Was lief gut und was kann verbessert werden?
- Wie kam es bei unterschiedlichen Stakeholdern an?
- Was ist erledigt und was ist noch offen?
Lösungen entwickeln:
Nach der Betrachtung werden Lösungsvorschläge gemacht, Ideen zusammengetragen und Lösungen entwickelt. Hierbei nutzen wir gerne Methoden aus dem Design Thinking und laden die Teilnehmer:innen ein, kreativ und neu zu denken, um agile Lösungsansätze zu finden. Viele sind erstaunt wie schnell und innovativ in agilen Meetings Ideen entstehen, wenn wir mit Kreativtechniken und Perspektivenwechsel arbeiten.
Doch auch andere Moderationstechniken, um Ideen und Vorschläge zu erarbeiten sind hier zielführend.
Wie funktionieren agile Meetings in der Online-Variante?
Online nutzen wir die gleiche Variante, nämlich ein Themen-Kanban, dass entweder im Workshop-Tool als Template zur Verfügung steht, oder wir visualisieren das Board als Tabelle oder Zeichnung. Zur Priorisierung nutzt am besten die Voting-Funktionen Eures Tools, damit ihr die wichtigen Themen von den weniger wichtigen differenzieren könnt. Userstories mit hohem Stimmanteil sind demnach höher priorisiert, als solche mit weniger Stimmen. Faustregel für Votings: Votes pro Teilnehmer:innen = Anzahl der Alternativen / 3
Und nun hinein in die Umsetzung! Wir hoffe, dass ihr unsere Serie zu agilen Meetings gut in den Meeting Alltag integrieren könnt. Gerne bieten wir Euch unsere Unterstützung im In-House Seminar an, oder ihr besucht einen unserer Kompaktkurse. Für dieses Thema eignet sich der Kurs Agile Methoden und Meetings hervorragend. Viel Erfolg!
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 4: Entscheiden und planen
Ablauf
Die vierte Phase jedes agilen Team Meetings beinhaltet das Entscheiden und Planen. Zunächst werden allerdings die Ideen und Vorschläge, die in Phase 3 des Team Meetings entstanden sind, priorisiert. Priorisierung schafft Klarheit, Fokus und Struktur. Durch die gemeinsame Gewichtung ist dem Team die Reihenfolge und Relevanz der Themen präsent.
Ist dieser Beitrag dein erster aus der Serie Agile Meetings?
Hier findest du die anderen Teile:
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 1: Meetings neu denken und vorbereiten
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 2: Check-in
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 3: Themen bearbeiten
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 5: Check-out
Wenn erforderlich erfolgt nach der Priorisierung die Entscheidungsphase zu den bearbeiteten Themen und Vorschlägen: Innerhalb eines Rahmens, den die Führung oder im Falle von Meetings der Moderator vorgibt, kann je nach Relevanz unterschiedlich entschieden werden. Selbstorganisation hängt sehr eng mit Entscheidungskompetenz zusammen. Wenn wir Agilität im Team fördern wollen brauchen wir neue Entscheidungsprozesse:
1. Punktabfragen:
Wertungen und Wahlverfahren helfen dem Team bei Entscheidungsprozessen. Die Punktabfrage ist ein gängiges Format hierfür.
Wir nutzen Punktabfragen als Auswahlformat oder Voting. Besonders dann, wenn das agile Meeting dazu beitragen soll dass auch jedes Teammitglied und jede Meinung gehört wird und es nicht darauf hinauslaufen soll, dass sich der Stärkere mit den besten Argumenten durchsetzt. Wer Meetings erlebt hat, kennt das auch. Argumente über Argumente und daraus resultierende unendliche Diskussionen führen zu keinem Ergebnis und erst recht nicht zu agilen Entscheidungsprozessen. Daher einfach wählen lassen, dann entscheidet die Mehrheit innerhalb des Teams.
2. Aufwand-Wirkung-Diagramm:
Eine weitere Variante, Themen in agilen Meetings zu priorisieren ist das Auswahl-Wirkung-Diagramm. Hierbei entscheidet die Gruppe gemeinsam die ToDos nach dem Outcome.
Wie in der Abbildung dargestellt, werden zwei Achsen gezeichnet. Eine für die aufsteigende Wirkung des Themas und eine für den Aufwand bei der Umsetzung. Jedes Thema wird gemeinsam nach der erwarteten Wirkung und dem aufzuwendenden Aufwand bewertet. Alle Themen mit großer Wirkung werden weiterverfolgt, wobei die „Unaufwendigen“ sofort umgesetzt werden.
Weitere Entscheidungsformate:
Unterschiedliche Situationen bedürfen ganz unterschiedlicher Entscheidungsformate. In einfachen Kontexten genügt häufig schon der Mehrheitsentscheid oder auch ein Konsens, in komplexeren Zusammenhängen braucht es einen Konsent oder auch den Konsultativen Einzelentscheid.
- Der Mehrheitsentscheid ist sicherlich die schnellste und einfachste Variante, um in einem Team oder einem Meeting eine Entscheidung herbeizuführen. Für die meisten unter uns ist dieser Prozess absolut vertraut, denn er folgt den Regeln, die wir bspw. aus der Politik kennen. Eine Frage wird in den Raum gestellt und durch Handheben wird direkt im Meeting entschieden.
- Der Konsens ist da schon wesentlich mehr auf Wünsche und Bedürfnisse ausgelegt. Denn im Konsens sollen sich schlussendlich alle Beteiligten einig sein. Es soll eine einstimmig und von jeder Einzelnen akzeptierte Einigung erzielt werden. Dafür muss auch mal länger und ausgiebiger debattiert werden, jede Meinung gehört und das Für und Wider abgewägt werden. Eine auf einem Konsens aufbauende Entscheidung hat dafür aber auch Tragweite und wird in der Regel von allen zumindest für eine Weile akzeptiert.
- Der Konsent stellt eine effektive Variante für komplexe und agile Entscheidungen dar. Beim Konsent wird im Gegensatz zur demokratischen Entscheidung nicht „Wer ist dafür?“ gefragt, sondern die Frage lautet: „Welche Einwände gibt es?“. Die geäußerten Einwände werden dann besprochen und wenn möglich, in eine neue Lösungsfindung integriert. Dadurch entstehen vielfach bessere Grundlagen zur Entscheidung als vor der Frage. Zumal der Konsent nur solange gilt bis es bessere Argumente gibt. Manche Unternehmen wählen auch den konsultativen Einzelentscheid, wenn kein Konsent nach einer bestimmten Zeit gefunden wurde. Man kann beispielsweise 10 Minuten Timebox zur Findung eines Konsent vorgeben und anschließend einen Entscheidungsträger wählen, der den konsultativen Einzelentscheid übernimmt.
- Manche Unternehmen wählen auch den konsultativen Einzelentscheid, wenn kein Konsent nach einer bestimmten Zeit gefunden wurde. Man kann beispielsweise 10 Minuten Timebox zur Findung eines Konsent vorgeben und anschließend eine:n Entscheidungsträger:in wählen, der:die den konsultativen Einzelentscheid übernimmt. Derjenige:diejenige berät sich mit Expert:innen und Stakeholdern, um möglichst viele relevante Informationen zu integrieren und entscheidet dann stellvertretend für das Team. Besonders bei komplexen Themen, die das Team nicht in seiner Gänze erfassen kann, eignet sich diese Variante.
Ablauf:
a) Entscheidungsbedarf analysieren: Wer ist von der Entscheidung möglicherweise betroffen? Was soll entschieden werden? Welche Einzelperson soll die Entscheidung treffen, und welche Personen sollen vor der Entscheidung konsultiert werden?
b) Entscheider:in auswählen und bevollmächtigen. Derjenige:diejenige braucht die Kompetenz und das Commitment des Teams.
c) Entscheidungsprozess: Einarbeitung ins Thema, Konsultation, Ausarbeitung und Vergleich, Entscheidung.
d) Bekanntgabe: Der:die Entscheider:in stellt seine:ihre Entscheidung vor und erläutert, welche Optionen er:sie geprüft hat, wen er:sie konsultiert hat und warum er:sie so entschieden hat.
Serie Agile Meetings • Meeting Phase 5: Check-out
Wie beim Einloggen erfolgt bei jedem Meeting auch ein Ausloggen zum Abrunden und Beenden der Runde und der Themen durch das Team. Dazu werden nach der Entscheidungs- und Planungsphase alle im Meeting offen gebliebenen Fragen gesammelt und durch das Team beantwortet.
Dann wird das Themen-Kanban betrachtet und die erledigten und unerledigten Themen offen angesprochen und zugeordnet. Offene Themen aus dem Backlog werden entweder auf das nächste agile Meeting vertagt oder eine anderweitige Form der Klärung gefunden.
Abgerundet wird das agile Meeting mit einem Feedback des Teams zur Moderation und zur inhaltlichen Bearbeitung. Das Feedback wird je nach Thema und Zeit unterschiedlich gestaltet und reicht von einer kurzen „timegeboxten“ offenen Feedbackrunde bis zu einem kurzen Quick-Feedback.
Ist dieser Beitrag Dein erster aus der Serie Agile Meetings?
Hier findest Du die anderen Teile:
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 1: Meetings neu denken und vorbereiten
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 2: Check-in
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 3: Themen bearbeiten
Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 4: Entscheiden und planen
Strukturen:
1. Feedback-Skalen
Je nach Thema beschriftet Ihr unterschiedliche Skalen wie: „Relevanz der Themen“, „Effizienz der Bearbeitung“ und „Unsere Stimmung“ und lasst diese durch das Team mit Punkten oder Kreuzchen einschätzen. Bittet nach der Einschätzung um kurzes mündliches Feedback dazu.
2. Daumen-Check
Beim Daumencheck zeigt das Team anhand Daumen oben – zur Seite – oder unten, wie sie das agile Meeting fanden und geben eine kurze Begründung.
3. Sterne-Bewertung
In Anlehnung an das typische Rezensions-Format werden 1–5 Sterne mit kurzem Text vergeben, der die Einschätzung für das agile Meeting beinhalten sollte.
4. Wetterlage
Auch die Wetterlage ist eine schöne Metapher für die Gefühlslage der Meeting Teilnehmer. Von „sonnig warm” über „heiter bis wolkig” bis hin zu “gewittrig oder Unwetter” könnt ihr schön die Empfindung für die Durchführung des Meetings im Team abfragen. Gerne auf ein Flipchart mit kurzer Erläuterung.
5. I Liked – I wished – I learned
In Struktur gepackt, eignen sich um ein Feedback zum agile Meeting durch das Team zu erhalten auch gut die Fragen:
- Was hat dir gefallen?
- Was hättest Du Dir noch gewünscht?
- Was hast Du gelernt?
Um ganz unterschiedliche Reflexionsrichtungen bei den Teilnehmenden abzufragen.
6. Zwei-Richtungsfazit:
Eine einfache und dennoch gute Reflexion ist die Fragestellung ans Team das am agilen Meeting teilgenommen hat nach der beruflichen und privaten Essenz aus der Besprechung:
- Was setze ich ab morgen um?
- Was erzähle ich heute Abend zu Hause?
7. Gradmessung oder Barometer
Ähnlich wie die Skalen ist die Gradmessung eine gute Metapher als Reflexion des Meetings. Wichtig ist es hierbei, die jeweiligen niedrigen und hohen Werte vorher zu definieren:
- Gefühlsbarometer
- Innovationsbarometer
- Effektivitätsbaromter
8. Koffer
Auch die Koffer-Metapher eignet sich für unterschiedliche Reflexionsfragen ans Meeting Team:
- Was nehme ich mit und packe es in meinen Koffer?
- Welchen Ballast aus meinem Koffer bin ich losgeworden?
- Was hätte ich noch gerne mitgenommen?
9. Baum der Erkenntnis
Auch hier geben wir gerne, zum agilen Meeting passende, Fragestellungen mit dazu, die die Teilnehmenden erst einmal in einer stillen Team Runde für sich selbst beantworten:
- Was war der Gewinn des Meetings?
- Was möchtest Du gerne für Dich umsetzen?
- Was würdest Du beim nächsten Mal anders machen wollen?
Wie funktioniert es in der Online-Variante?
Ob ihr nun online oder offline ein Feedback eines agilen Team Meetings einfordert, ist von der Herangehensweise relativ gleich. In der Videokonferenz stehen wir oft als Moderator:innen vor der Herausforderung, dass alle Teilnehmenden des Teams auch gehört werden und jede:r ihre:seine Hinweise loswerden kann. Ein namentliches Aufrufen kann dem einen oder der anderen ein wenig direktiv vorkommen, deshalb geht am besten für diese Runde nochmal an den Konferenztisch auf dem Arbeitsboard zurück. Da ist ja die „Sitzreihenfolge” eigenverantwortlich festgelegt und ihr braucht nur noch einen Startpunkt zu setzen. Oder gebt einfach den schon vorgestellten Rede-Staffelstab weiter.
Ausbildung: Agiler Trainer/Facilitator
Zertifizierte Aus- und Weiterbildung. Wählt zwischen 3 Weiterbildungs-Modulen oder macht die komplette Ausbildung.
+49 (0) 151 – 51937219