Meeting-Phase 4: Entscheiden und planen – Ablauf

Die vierte Phase jedes agilen Team Meetings beinhaltet das Entscheiden und Planen. Zunächst werden allerdings die Ideen und Vorschläge, die in Phase 3 des Team Meetings entstanden sind, priorisiert. Priorisierung schafft Klarheit, Fokus und Struktur. Durch die gemeinsame Gewichtung ist dem Team die Reihenfolge und Relevanz der Themen präsent.

Wenn erforderlich erfolgt nach der Priorisierung die Entscheidungsphase zu den bearbeiteten Themen und Vorschlägen: Innerhalb eines Rahmens, den die Führung oder im Falle von Meetings der Moderator vorgibt, kann je nach Relevanz unterschiedlich entschieden werden. Selbstorganisation hängt sehr eng mit Entscheidungskompetenz zusammen. Wenn wir Agilität im Team fördern wollen brauchen wir neue Entscheidungsprozesse:

 

1. Punktabfragen:

Wertungen und Wahlverfahren helfen dem Team bei Entscheidungsprozessen. Die Punktabfrage ist ein gängiges Format hierfür.

Wir nutzen Punktabfragen als Auswahlformat oder Voting. Besonders dann, wenn das agile Meeting dazu beitragen soll dass auch jedes Teammitglied und jede Meinung gehört wird und es nicht darauf hinauslaufen soll, dass sich der Stärkere mit den besten Argumenten durchsetzt. Wer Meetings erlebt hat, kennt das auch. Argumente über Argumente und daraus resultierende unendliche Diskussionen führen zu keinem Ergebnis und erst recht nicht zu agilen Entscheidungsprozessen. Daher einfach wählen lassen, dann entscheidet die Mehrheit innerhalb des Teams.

 

2. Aufwand-Wirkung-Diagramm:

Eine weitere Variante, Themen in agilen Meetings zu priorisieren ist das Auswahl-Wirkung-Diagramm. Hierbei entscheidet die Gruppe gemeinsam die ToDos nach dem Outcome.

Wie in der Abbildung dargestellt, werden zwei Achsen gezeichnet. Eine für die aufsteigende Wirkung des Themas und eine für den Aufwand bei der Umsetzung. Jedes Thema wird gemeinsam nach der erwarteten Wirkung und dem aufzuwendenden Aufwand bewertet. Alle Themen mit großer Wirkung werden weiterverfolgt, wobei die „Unaufwendigen“ sofort umgesetzt werden.

 

Agile Methoden: Schätzen und priorisieren

 

Weitere Entscheidungsformate:

Unterschiedliche Situationen bedürfen ganz unterschiedlicher Entscheidungsformate. Wie in der Entscheidungsmatrix ersichtlich, können wir nach einfachen und komplexen Situationen differenzieren. In einfachen Kontexten genügt häufig schon der Mehrheitsentscheid oder auch ein Konsens, in komplexeren Zusammenhängen braucht es einen Konsent oder auch den Konsultativen Einzelentscheid.

  • Der Mehrheitsentscheid ist sicherlich die schnellste und einfachste Variante, um in einem Team oder einem Meeting eine Entscheidung herbeizuführen. Für die meisten unter uns ist dieser Prozess absolut vertraut, denn er folgt den Regeln, die wir bspw. aus der Politik kennen. Eine Frage wird in den Raum gestellt und durch Handheben wird direkt im Meeting entschieden. Die Nachteile liegen natürlich auf der Hand: Nicht jede Meinung wird im Meeting gehört, Einwände bleiben bestehen und andere Meinungen werden überstimmt. Unser Tipp: Als Moderator:in solltet Ihr gut abwägen, was Ihr die Mehrheit entscheiden lassen wollt.
  • Der Konsens ist da schon wesentlich mehr auf Wünsche und Bedürfnisse ausgelegt. Denn im Konsens sollen sich schlussendlich alle Beteiligten einig sein. Es soll eine einstimmig und von jedem:jeder Einzelnen akzeptierte Einigung erzielt werden. Dafür muss auch mal länger und ausgiebiger debattiert werden, jede Meinung gehört und das Für und Wider abgewägt werden. Eine auf einem Konsens aufbauende Entscheidung hat dafür aber auch Tragweite und wird in der Regel von allen akzeptiert. Wir würden grundlegende Teambelange, gemeinsame Vereinbarungen zur Zusammenarbeit oder auch Teamziele im Konsens entscheiden lassen.
  • Der Konsent kommt aus der Soziokratie und stellt eine effektive Variante für komplexe und agile Entscheidungen dar. Wie Bernd Österreicher (2015) beschreibt wird beim Konsent im Gegensatz zur demokratischen Entscheidungen nicht „Wer ist dafür?“ gefragt, sondern die Frage lautet: „Welche Einwände gibt es?“. Die geäußerten Einwände werden dann besprochen und wenn möglich in eine neue Lösungsfindung integriert. Dadurch entstehen vielfach bessere Grundlagen zur Entscheidung als vor der Frage. Die soziokratische Wahl besteht also darin, die Beteiligten sehr viel stärker in die inhaltliche Entwicklung der Entscheidungen einzubinden. Wer einen Einwand äußert, ist auch aufgefordert daran mitzuwirken, diesen Einwand aufzulösen. Er wird mit der Frage konfrontiert: Wie kann die Lösung denn so verändert werden, dass dein Einwand entfällt oder schwächer wird? Oder wie müsste die Lösung aussehen, dass du keinen schwerwiegenden Einwand mehr hast? Die Entscheidung basiert außerdem auf Vetofreiheit, d.h. solange auch nur eine Person ein Veto hat, ist die Entscheidung nicht akzeptiert. Typischerweise gibt es verschiedene Grade von Einwänden. Das Veto ist dabei der stärkste Einwand. Jeder Entschluss hat zum Ziel, die aktuelle Situation zu verbessern. Wird keine Besserung gefunden bleibt die Ist-Situation bestehen, bis eine bessere Variante gefunden wird. Das soziokratische Prinzip erlaubt den Beteiligten darüber hinaus auch, sich im Konsent für andere Entscheidungsverfahren wie Münzwurf, relative Mehrheit, Diktatur und vor allem den konsultativen Einzelentscheid zu entscheiden.
  • Manche Unternehmen wählen auch den konsultativen Einzelentscheid, wenn kein Konsent nach einer bestimmten Zeit gefunden wurde. Man kann beispielsweise 10 Minuten Timebox zur Findung eines Konsent vorgeben und anschließend eine:n Entscheidungsträger:in wählen, der:die den konsultativen Einzelentscheid übernimmt. Derjenige:diejenige berät sich mit Expert:innen und Stakeholdern, um möglichst viele relevante Informationen zu integrieren und entscheidet dann stellvertretend für das Team. Besonders bei komplexen Themen, die das Team nicht in seiner Gänze erfassen kann, eignet sich diese Variante.Ablauf:
    a) Entscheidungsbedarf analysieren: Wer ist von der Entscheidung möglicherweise betroffen? Was soll entschieden werden? Welche Einzelperson soll die Entscheidung treffen, und welche Personen sollen vor der Entscheidung konsultiert werden?
    b) Entscheider:in auswählen und bevollmächtigen. Derjenige:diejenige braucht die Kompetenz und das Commitment des Teams.
    c) Entscheidungsprozess: Einarbeitung ins Thema, Konsultation, Ausarbeitung und Vergleich, Entscheidung.
    d) Bekanntgabe: Der:die Entscheider:in stellt seine:ihre Entscheidung vor und erläutert, welche Optionen er:sie geprüft hat, wen er:sie konsultiert hat und warum er:sie so entschieden hat.

 

Agile Methoden: Eintscheidungsmatrix