Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 3: Themen bearbeiten

Nach dem Check-in ins agile Meeting sind die Teilnehmer:innen aufnahmebereit für die Themen und Inhalte. Wir unterscheiden bei der Themenbearbeitung in agilen Meetings folgende Schritte:

Themen erheben:

Auch wenn mit der Einladung zum agilen Meeting eine Agenda verschickt wurde, startet die dritte Phase mit der Zustimmung und Priorisierung der Themen, die bearbeitet werden. Wir nutzen dazu am liebsten ein Themen-Kanban wie hier beschrieben. Zunächst visualisiert der:die Moderator:in die Themen, die auch in der Agenda der Einladung standen. Dann fragt sie:er, welche weiteren wichtigen Themen zu dem Anlass besprochen werden sollen und visualisiert diese im Backlog. Anschließend werden die Themen gemeinsam mit den Teilnehmer:innen priorisiert und die Bearbeitungszeit pro Thema vereinbart. Weniger wichtige Themen bleiben im Backlog und werden ins nächste agile Meeting verschoben. Die wichtigsten Themen werden nacheinander ins „Doing“ verschoben und noch während des agilen Meetings bearbeitet.

Wir nutzen das Themen-Kanban Board als eine offene Agenda zum Meeting. Wie oben beschrieben, hat das Meeting ja schon in sich eine Agenda, welche es zu besprechen gilt. Das ist umso wichtiger, als wir versuchen, die Meetings fokussiert und themenbezogen abzuhalten, damit wir nicht besagte Wollmilchsau-Treffen veranstalten, sondern agile Meetings veranstalten. Dennoch gibt es immer auch ungeplante Inhalte, die für das Gelingen von Relevanz sind.

Ein Themen-Kanban dient der Übersichtlichkeit. Jede:r im Meeting kann zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, ob ein Bestandteil der Meeting Agenda bereits in der Bearbeitung ist, der schlimmstenfalls noch gar nicht angefasst wurde. Ähnlich dem Task- oder Kanbanboard übernehmen alle Teilnehmenden die Verantwortung für die Erledigung der Themen und auch für deren Vollständigkeit. So kann jede:r einzelne seinen:ihren Beitrag leisten und die Gruppe bestimmt gemeinsam über die Wichtigkeit.

• Must have: Das Thema ist integral wichtig und muss unbedingt behandelt werden.
• Should have: Das Thema ist wichtig und sollte besprochen werden.
• Could have: Das Thema könnte behandelt werden

Zum Schluss wandert alles, was die Meeting Teilnehmer als wichtig erachten, in die Spalte „To Do“ und wird auch als erstes bearbeitet. Tipp: Als Moderator:in empfiehlt empfehlen wir, zu wissen, was ihr unbedingt im Meeting behandelt haben wollt. Diese Userstories sollten am besten schon vor dem Meeting im „To Do“ stehen, damit sie auf jeden Fall behandelt werden.

Alles, was während des agilen Meetings an weiteren Themen auftaucht, kommt natürlich ins Backlog und wird von den Meeting Teilnehmern bearbeitet, sobald die wichtigsten Themen in „Done“ verschoben wurden.

Achtet darauf, dass nicht mehr als 1–2 Themen gleichzeitig im Doing sind und damit behandelt werden, sonst entsteht ein Engpass, der nur schwer aufzulösen ist. Fokus eben!

Themen bewerten:

Zunächst wird das aktuelle Thema während des agilen Meetings in der Spalte „Doing“ ins Themen-Kanban verschoben, um es dann zu betrachten und aus unterschiedlichen Perspektiven heraus agil zu bewerten:

• Wie ist der Soll- und Ist Abgleich?
• Was lief gut und was kann verbessert werden?
• Wie kam es bei unterschiedlichen Stakeholdern an?
• Was ist erledigt und was ist noch offen?

Lösungen entwickeln:

Nach der Betrachtung werden Lösungsvorschläge gemacht, Ideen zusammengetragen und Lösungen entwickelt. Hierbei nutzen wir gerne Methoden aus dem Design Thinking und laden die Teilnehmer:innen ein, kreativ und neu zu denken, um agile Lösungsansätze zu finden. Viele sind erstaunt wie schnell und innovativ in agilen Meetings Ideen entstehen, wenn wir mit Kreativtechniken und Perspektivenwechsel arbeiten.

Doch auch andere Moderationstechniken, um Ideen und Vorschläge zu erarbeiten sind hier zielführend.

Wie funktionieren agile Meetings in der Online-Variante?

Online nutzen wir die gleiche Variante, nämlich ein Themen-Kanban, dass entweder im Workshop-Tool als Template zur Verfügung steht, oder wir visualisieren das Board als Tabelle oder Zeichnung. Zur Priorisierung nutzt am besten die Voting-Funktionen Eures Tools, damit ihr die wichtigen Themen von den weniger wichtigen differenzieren könnt. Userstories mit hohem Stimmanteil sind demnach höher priorisiert, als solche mit weniger Stimmen. Faustregel für Votings: Votes pro Teilnehmer:innen = Anzahl der Alternativen / 3

Und nun hinein in die Umsetzung! Wir hoffe, dass ihr unsere Serie zu agilen Meetings gut in den Meeting Alltag integrieren könnt. Gerne bieten wir Euch unsere Unterstützung im In-House Seminar an, oder ihr besucht einen unserer Kompaktkurse. Für dieses Thema eignet sich der Kurs Agile Methoden und Meetings hervorragend. Viel Erfolg!