Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 2: Check-in

Um Meetings im Team agiler zu gestalten, benötigen wir eine kurze Vorbereitungsphase, in der der Geist der Teilnehmer auf das agile Meeting fokussiert wird.

Dafür lassen wir jede Besprechung im Team mit dem Einloggen oder auch Check-in genannt beginnen. Wie wir unseren Computer hochfahren und uns einloggen oder in einem Hotel einchecken, so brauchen wir auch in agilen Meetings eine Art Aufwärmphase, bevor wir startklar sind um die Inhalte an unser Team zu transportieren. Viel Spaß beim Umsetzen dieser agilen Meetings Tipps!

Intro

Dazu gehört in jedem agilen Meeting die Vorstellung des:der Moderierenden inklusive seines:ihres Selbstverständnisses (Was ist meine Rolle im Meeting und wie möchte ich sie heute ausführen?) sowie die Vorstellung der Meeting Teilnehmer:innen (sofern diese sich noch nicht kennen oder nicht klar ist, wer in welcher Funktion anwesend ist). Die Rollenklärung gibt Orientierung und schafft Klarheit über Zuständigkeiten im Unternehmen.

4 W-Fragen

Danach folgt der Blick auf die Inhalte des agilen Meetings. Dazu nutzen wir die vier W-Fragen und beantworten die häufig unausgesprochenen Fragen, die die Teilnehmenden mehr oder weniger bewusst beschäftigen, wenn sie einer Veranstaltung beiwohnen:

• Was werden wir im Meeting behandeln? – Themen und Inhalte
• Warum beschäftigen wir uns damit? – Auslöser und Hintergründe
• Wie werden wir vorgehen? – Interaktionen, Beteiligung
• Wozu ist das wichtig? – Sinn und Mehrwert

Teilnehmer:innen einloggen

Neben der Vorstellung der Personen und Inhalte gilt es, die Teilnehmer:innen emotional im agilen Meeting abzuholen. Wir nutzen gerne ein kurzes Einloggen mit Fragen, bei denen jede:r Anwesende max. 1 Minute Zeit hat diese zu beantworten. Das Einloggen im agilen Meeting dient primär dazu, einen kurzen Moment lang jedem:jeder Teilnehmenden die Chance zu geben, gehört zu werden und sich gemeinsam auf das bevorstehende Meeting einzustimmen. Dabei ist es wichtig, dass auch wirklich jede:r gehört wird und dass die Inhalte des Team Meetings aufeinander abgestimmt sind.

Warum wird es eingesetzt?

Abhängig vom Inhalt und Thema des agilen Meetings, dient das Einloggen dazu, entweder Bearbeitungsstände und Ziele für den nächsten Zyklus abzugleichen, Hindernisse des Teams anzusprechen oder aber auch die eben erwähnten Wünsche und Bedürfnisse in den Raum zu stellen. Ebenso ist hier Raum für eigene Gefühle und das persönliche Wohlbefinden, denn das Wissen über Hindernisse und Widerstände im Team, hilft dabei, sie zu beseitigen.

Wie funktioniert es in der Online-Variante?

Immer mehr Meetings werden Online abgehalten – Home Office ist in vielen Firmen gang und gebe. Auch hier gibt es viele Möglichkeiten, Meetings agil zu gestalten.

Anstelle des Flipcharts, nutzen wir online einfach die gleiche Visualisierung, die wir auf unserem Arbeitsboard vorbereitet haben. Die Sanduhr wird durch einen Timer ersetzt, der in jedem Tool zu finden ist und die Reihenfolge der Redner:innen bestimmt unser Seminartisch, der im übernächsten Blog-Artikel beschrieben werden soll.