Serie Agile Meetings • Meeting-Phase 1: Meetings neu denken und vorbereiten

Struktur von Meetings revolutionieren

Agile Struktur schafft Verhalten. Fangt also genau dort an und revolutioniert die Struktur eurer Meetings hin zum agilen Kulturwandel: Verkürzt jene Besprechungen, die der reinen Information dienen, drastisch – denn lesen kann jeder selbst. Dafür braucht es nun wirklich kein Meeting! Gestaltet jedes Treffen agil und unterschiedlich. Das macht Meetings interessant, abwechslungsreich und beschert euch die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung des Teilnehmer:innenkreises.

Schaut euch Meetings genau an und unterscheidet die Anlässe und die Ziele voneinander. Welchen Zweck haben die Besprechungen? Ist beispielsweise Präsenz erforderlich oder genügt eine Videokonferenz? Verändert eure Meetings iterativ und nutzt dabei den agilen Kreislauf:

Think New – Plan – Do – Check – Act:

Wir wird ein Meeting agil? Denkt Besprechungen neu – plant die ersten wichtigen Schritte – setzt Quick Wins um – analysiert die Ergebnisse und holt euch Feedback – lernt daraus und passt den nächsten Schritt an.

Ein zehn- bis 15-minütiger täglicher Austausch (» Daily) hilft, Bearbeitungsstände und Hindernisse schnell zu identifizieren. Komprimiert die Informationsweitergabe in einem Meeting auf fünf Minuten und fordert jede:n Teilnehmer:in auf, die Informationen bereits vorab zu lesen und zu reflektieren. Allein diese Hinweise führen dazu, dass Meetings agiler ablaufen und die Aufmerksamkeit geschärft wird. Schon durch konsequentes Timeboxing (Zeitverknappung) werden Meetings auf beeindruckende Weise fokussierter. Nehmt euch im Gegensatz dazu für Innovation mit dem Team eine Auszeit und schafft in entsprechender Arbeitsatmosphäre Raum für die Ideenentwicklung. Dafür gibt es jede Menge Kreativitätstechniken und -formate (bspw. » Design Thinking). Ein » Review-Meeting bspw., bei dem das Team gemeinsam mit Stakeholdern auf Ergebnisse schaut, müsst ihr wiederum anders strukturieren und gestalten als eine Retrospektive. Entscheidend für jede Entwicklung und Veränderung ist es, sich in größeren Abständen genügend Zeit für eine » Retrospektive zu nehmen, damit das Team sowohl Werte und Prinzipien weiterentwickeln sowie die Zusammenarbeit optimieren kann. Das Format Design Thinking haben wir hier einmal anschaulich dargestellt, damit zukünftig Meetings agiler und effektiver ablaufen können:

Meeting-Phase 1: Vorbereitung

Die 6 entscheidenden Fragen

Gerade die Vorbereitung von Meetings wird immer wichtiger. Je klarer die Teilnehmer:innen ausgewählt sind und die Themen aufbereitet sind, desto effektiver läuft jedes Meeting ab.

Anlass und Ziele: Welches Ziel wird mit dem Meeting verfolgt. Ist die Notwendigkeit für das Meeting klar kommuniziert? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden und was haben die Teilnehmer:innen für einen Nutzen durch die Teilnahme?

Teilnehmer:innen: Wer ist für das Ziel relevant und für wen ist das Thema wichtig?

Rollen: Welche Rollen und Perspektiven brauchen wir, um gute Entscheidungen zu treffen oder wichtige Sichtweisen zu integrieren?

Zeit: Wie lange soll das Meeting dauern? (Hinterfragt die üblichen 60 Minuten-Meetings und setzt lieber kürzere Zeiten an).

Ort: Was ist ein geeigneter Ort für die Art der Zusammenkunft? Online oder Präsenz? Wählt auch mal ungewöhnliche Orte oder geht bei manchen Themen mit den Teilnehmer:innen spazieren. Das alleine bewirkt oft schon andere Ergebnisse. Bei Online-Meetings ist die Plattform ebenso entscheidend wie ein Ort. Alleine schon ob die Kamera an ist, bewirkt große Unterschiede. So wie in einem Meetingraum vermummte Teilnehmer störend wirken, so irritierend sind schwarze Bildschirme ohne Gesicht. Auch die Plattform und deren Möglichkeiten der Interaktion sind ganz entscheidend für den Verlauf und die Wirkung der Besprechung.

Ausstattung: Wann brauche ich einen Beamer und wann ist ein Flipchart oder auch Lego- oder Bastelmaterial zielführender?

Typische Meeting-Anlässe:

• Informationsweitergabe
• Innovation und Ideenentwicklung aus Stakeholder-Perspektive
• Planung, Verteilung von Aufgaben
• Ziele festlegen, verteilen und nachhalten
• Austausch über Bearbeitungsstände
• Hindernisse erkennen und beseitigen
• Ergebnisse bzw. Produkte vorstellen und optimieren
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Gemeinsames Lernen
• Optimierung der Zusammenarbeit
• Systemische Müllabfuhr/Ausmisten

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Die Checkliste ist sehr hilfreich für die Vorbereitung der Moderation. Sie hilft nicht nur organisatorisch, sondern auch inhaltlich, sich auf die Ziele, Inhalte und Hintergründe einzustimmen.

Nach einer optimalen Vorbereitung folgt der Check-In, also die Meetingteilnahme an sich. Mehr dazu finden Sie im nächsten Teil unserer Serie „Agile Meetings“ weiter unten. Viel Spaß bei der Umsetzung! Und wenn es zwischendurch Herausforderungen gibt, zögern Sie nicht, unsere Beratung oder einen unserer Workshops in Anspruch zu nehmen!