Die meisten Meetings bestehen immer noch aus Informationsfluten und PowerPoint-Schlachten. Die Zeit für solche Zusammenkünfte wird regelmäßig überzogen, die Relevanz der Inhalte ist für alle Beteiligten fragwürdig. Die Leidtragenden kompensieren das oft und verständlicherweise durch den permanenten Blick auf Ihr Mobiltelefon. Darüber hinaus reden meistens die Gleichen. Und es kommen immer die Gleichen zu spät. Die leisen Teilnehmer:innen beschweren sich hinterher lautstark über das Meeting, heikle Themen kommen erst gar nicht auf den Tisch. Der Ablauf ist vorhersehbar und langweilig. Doch ist deshalb ein Verzicht auf Meetings eine Option? Natürlich nicht. Gute Meetings fördern nämlich das gemeinsame Lernen – und ohne Lernprozesse gibt es keine Anpassung und Veränderung.

 

Struktur von Meetings revolutionieren

Struktur schafft Verhalten. Fangt also genau dort an und revolutioniert die Struktur eurer Meetings: Verkürzt jene Besprechungen, die der reinen Information dienen, drastisch – denn lesen kann jeder selbst. Dafür braucht es nun wirklich kein Meeting! Gestaltet jedes Treffen unterschiedlich. Das macht Meetings interessant, abwechslungsreich und beschert euch die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung des Teilnehmer:innenkreises.

 

Schaut euch Meetings genau an und unterscheidet die Anlässe und die Ziele voneinander. Welchen Zweck haben die Besprechungen? Ist beispielsweise Präsenz erforderlich oder genügt eine Videokonferenz? Verändert eure Meetings iterativ und nutzt dabei den agilen Kreislauf:

Think New – Plan – Do – Check – Act:

Denkt Besprechungen neu – plant die ersten wichtigen Schritte – setzt Quick Wins um – analysiert die Ergebnisse und holt euch Feedback – lernt daraus und passt den nächsten Schritt an.

 

Agile Methoden: Dailies

 

Ein zehn- bis 15-minütiger täglicher Austausch (» Daily) hilft, Bearbeitungsstände und Hindernisse schnell zu identifizieren. Komprimiert die Informationsweitergabe in einem Meeting auf fünf Minuten und fordert jede:n Teilnehmer:in auf, die Informationen bereits vorab zu lesen und zu reflektieren. Schon durch konsequentes Timeboxing (Zeitverknappung) werden Meetings auf beeindruckende Weise fokussierter. Nehmt euch im Gegensatz dazu für Innovation mit dem Team eine Auszeit und schafft in entsprechender Arbeitsatmosphäre Raum für die Ideenentwicklung. Dafür gibt es jede Menge Kreativitätstechniken und -formate (bspw. » Design Thinking). Ein » Review-Meeting bspw., bei dem das Team gemeinsam mit Stakeholdern auf Ergebnisse schaut, müsst ihr wiederum anders strukturieren und gestalten als eine Retrospektive. Entscheidend für jede Entwicklung und Veränderung ist es, sich in größeren Abständen genügend Zeit für eine » Retrospektive zu nehmen, damit das Team sowohl Werte und Prinzipien weiterentwickeln sowie die Zusammenarbeit optimieren kann.

 

Design Thinking

 

Meeting-Phase 1: Vorbereitung

Die 6 entscheidenden Fragen

Gerade die Vorbereitung von Meetings wird immer wichtiger. Je klarer die Teilnehmer:innen ausgewählt sind und die Themen aufbereitet sind, desto effektiver läuft jedes Meeting ab.

Anlass und Ziele: Welches Ziel wird mit dem Meeting verfolgt. Ist die Notwendigkeit für das Meeting klar kommuniziert? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden und was haben die Teilnehmer:innen für einen Nutzen durch die Teilnahme?

Teilnehmer:innen: Wer ist für das Ziel relevant und für wen ist das Thema wichtig?

Rollen: Welche Rollen und Perspektiven brauchen wir, um gute Entscheidungen zu treffen oder wichtige Sichtweisen zu integrieren?

Zeit: Wie lange soll das Meeting dauern? (Hinterfragt die üblichen 60 Minuten-Meetings und setzt lieber kürzere Zeiten an).

Ort: Was ist ein geeigneter Ort für die Art der Zusammenkunft? Online oder Präsenz? Wählt auch mal ungewöhnliche Orte oder geht bei manchen Themen mit den Teilnehmer:innen spazieren. Das alleine bewirkt oft schon andere Ergebnisse. Bei Online-Meetings ist die Plattform ebenso entscheidend wie ein Ort. Alleine schon ob die Kamera an ist, bewirkt große Unterschiede. So wie in einem Meetingraum vermummte Teilnehmer störend wirken, so irritierend sind schwarze Bildschirme ohne Gesicht. Auch die Plattform und deren Möglichkeiten der Interaktion sind ganz entscheidend für den Verlauf und die Wirkung der Besprechung.

Ausstattung: Wann brauche ich einen Beamer und wann ist ein Flipchart oder auch Lego- oder Bastelmaterial zielführender?

Typische Meeting-Anlässe:

  • Informationsweitergabe
  • Innovation und Ideenentwicklung aus Stakeholder-Perspektive
  • Planung, Verteilung von Aufgaben
  • Ziele festlegen, verteilen und nachhalten
  • Austausch über Bearbeitungsstände
  • Hindernisse erkennen und beseitigen
  • Ergebnisse bzw. Produkte vorstellen und optimieren
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  • Gemeinsames Lernen
  • Optimierung der Zusammenarbeit
  • Systemische Müllabfuhr/Ausmisten

 

Agile Methoden: Review-Meeting

 

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