Effiziente Meetings – Die 4 besten Tipps für effektive Teammeetings

In erfolgreichen Teams wissen alle, was zu tun ist, und arbeiten Hand in Hand, um dies gemeinsam umzusetzen. Wenn nicht eine allwissende Führungskraft dafür alle Ansagen macht, müssen sich die Beteiligten dabei gut abstimmen. Wie kann das gelingen, ohne dass alle ständig in Besprechungen sitzen und gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit kommen? Mit wirklich effizienten Meetings!

Wenn es darum geht, die eigenen Meetings effizienter zu gestalten, lohnt sich der Blick auf die Tricks und Strukturen der agilen Kommunikation. Sie fördern einen offenen und dynamischen Austausch von Informationen und Ideen, der gleichzeitig extrem effektiv ist. Denn auch agile Teams wollen nicht nur in Meetings sitzen.

Um Meetings zu optimieren, wurden für das agile Arbeiten deshalb einige Prinzipien vereinbart und Interventionen entwickelt, vor allem aber gibt es eine bunte Mischung von Austausch-Formaten, die ganz spezifisch auf einen bestimmten Kommunikationsanlass hin optimiert sind.

Wird diese Vielfalt kombiniert mit einer grundsätzlichen Bereitschaft, Wissen zu teilen, einander zuzuhören und sich empathisch Rückmeldung zu geben, dann können effiziente Meetings nicht nur die Teamkommunikation verbessern. Sie können auch ein großer Hebel sein zur Gestaltung einer hocheffektiven Zusammenarbeit insgesamt. 

Tipp: Wirklich effiziente Meetings sind passgenau! 

Der erste Schritt zur Verbesserung von Teamkommunikation und Zusammenarbeit ist folglich der Aufbau einer schlüssigen Besprechungsstruktur: Dazu werden die Meeting-Anlässe, die es im Team regelmäßig gibt, identifiziert und kurz beschrieben. Dann wird aus dem Angebot an agilen Meeting-Formaten die passende Struktur ausgesucht.

• Geht es darum, Informationen auszutauschen, um alle, die es betrifft auf den neusten Stand zu bringen? Dann bieten sich effiziente Meetings – vielleicht sogar im Stehen – an, bei denen innerhalb von 15 Minuten schnelle Updates ausgetauscht werden („Stand-ups“).
• Geht es um die Evaluation von Prozessfortschritten? Oder vielleicht sogar darum, die Fortschritte mit den Erwartungen von Kunden oder Auftraggeberinnen abzugleichen? Dann sind Reviews geeignet. In diesen Formaten ist der Ablauf von der Präsentation der aktuellen Zwischenergebnisse über den Feedbackprozess bis zur Besprechung der Anpassungen klar festgelegt. 
• Geht es darum, ein neues Projekt zu starten und dafür kreativ zu werden? Dann bietet die agile Kommunikation Formate zur Ideenfindung wie Design-Thinking an, mit denen sich in kürzester Zeit zündende Innovationen entwickeln lassen.
• Geht es darum, die Umsetzung zu planen? Dann ist möglicherweise eine Besprechung nach dem Vorbild agiler Plannings ein besonders effektives Meetingsformat: Dabei wird genau beschrieben, wie sich Arbeitsaufwände optimal einschätzen lassen und wie sich die Aufgaben verteilt werden. 
• Geht es darum, sich Zeit für die Teamentwicklung zu nehmen? Und z.B. die eigene Zusammenarbeit kritisch unter die Lupe zu nehmen? Dann liefern die Anleitungen für agile Retrospektiven viel Inspiration für den Ablauf vertiefende Reflexionsrunden – und sorgen gleichzeitig dafür, dass sie nicht zur Laber-Runde werden, sondern einmal mehr zu einem wirklich effizienten Meeting.

Einen Überblick über die verfügbaren agilen Meetingformat und die Anlässe, für die sie eingesetzt werden, bietet diese Tabelle: Meeting-Anlässe und -Designs.

Zusätzlich gibt es hier im Blog auch eine anklickbare Übersicht über agile Methoden. Darin sind insbesondere die Formate für produktive Meetings nach Anlässen und Prozess-Phasen geordnet: Agile Methoden Übersicht und Definition.

Tipp: Effiziente Meetings sind gut vorbereitet!

Im zweiten Schritt geht es dann darum, die Besprechungen optimal vorzubereiten. Hier habe ich schon 8 Faktoren für bessere Meetings beschrieben, mit denen sich Meetings effizienter gestalten lassen – und das sogar ziemlich leicht: Dazu gehört so banale Dinge wie z.B. mit einem klaren Fokus in einen Austausch zu gehen und vorab zu klären, worum es geht, wer warum beteiligt ist und was erreicht werden soll.

Hilfreich ist es auch, wenn das Zeitbudget im Vorhinein klar begrenzt wird und wenn Fortschritte, Fragen und Ergebnisse direkt im Meeting visualisiert werden. So braucht man in der Regel kein Protokoll mehr, das ohnehin niemand wirklich schreiben mag. 

Um zu gewährleisten, dass Meetings engagiert und fokussiert ablaufen, haben agile Teams zudem zahlreiche Methoden, die auch im nicht-agilen Kontexten gern zum Einsatz kommen:

• Beispiel Check In: Damit sich die Teilnehmenden voll auf das anstehende Thema einlassen können, starten effiziente Meetings mit einem bewussten Einloggen. Diese kurze Aufwärmphase macht allen deutlich, wer da ist, worum es gehen soll und wie die Stimmung ist. Vor intensiven Meetings – etwa Retrospektiven – eignen sich auch Check-Ins, die die Teilnehmenden emotional abholen (z.B. Gefühls-Check)

Tipp: Effektive Meetings fördern Beteiligung!

Tatsächlich liegt der Schlüssel zu produktiven Meetings aber nicht nur in der Agenda. Auch die Art und Weise, wie ein Team im Meeting interagiert, hat einen großen Einfluss auf das Ergebnis eines Meetings. Es lohnt sich deshalb, die Bedürfnisse der Menschen in Team in den Vordergrund zu rücken und sich zu fragen, welche Art von Aktivierung den Beteiligen guttun würde. 

Verschiedene agile Ansätze helfen dabei, die Teamdynamik zu verbessern und so die Effektivität von Meetings deutlich zu steigern. 

• z.B. die „Floating Agenda“: Statt eine fixe Agenda zu präsentieren, werden die Tagesordnungspunkte auf einzelne Karteikarten oder Post-ist geschrieben und an ein Chart oder eine Wand geklebt. Nach Begrüßung und Check-in können diejenigen, die das Meeting moderieren, dann in die Runde fragen, ob es noch weitere drängende Themen gibt oder was zuerst behandelt werden sollte. Im Video gibt es hier mehr Infos dazu: Mensch vor Sache Meetings – Besprechungen effektiv & agil gestalten (youtube.com)

Tipp: Wirklich effektive Meetings sind manchmal gar keine!

In der agilen Kommunikation gibt es zudem zahlreiche Alternativen zu Meetings. Um Informationen auszutauschen, braucht es nämlich gar nicht unbedingt die persönliche Begegnungen – auch wenn diese in agilen Team großgeschrieben wird und schon im agilen Manifest als zentral für effektive Zusammenarbeit definiert wird.

Daher sollten sich alle vor der Planung eines Meetings die Frage stellen, ob es das Zusammentreffen wirklich braucht – oder ob nicht vielleicht eine Video-Präsentation oder ein virtueller, asynchroner Chat die Informationen besser zur Zielgruppe transportiert. Und auch eine zentrale Visualisierung kann die Anzahl von Meetings minimieren – und dazu beitragen, dass die persönliche Absprachen fokussierter werden:

• Kanban-Boards z.B. sorgen für eine transparente Darstellung des aktuellen Prozesses und machen deutliche, wo die Teammitglieder stehen, was gut läuft, und wo jemand vielleicht Unterstützung braucht. Das kann dann effizient im Meeting angesprochen werden. Wie ein solches Board aussehen kann und welche Kommunikationsmöglichkeiten insbesondere im Vertrieb eine Wand voller Zetteln noch bieten kann, habe ich in diese Fachartikel dargestellt: Kanban: Ein Allround-Talent auch für den Vertrieb (vertriebszeitung.de).

Weiterführende Links

• Hier könnt ihr mein E-Book „Agile Meetings Toolbox“ herunterladen:
  https://www.claudiathonet.de/wp-content/uploads/2023/01/E_Book_Agile_Meetings_Toolbox.pdf
• Eine Übersicht über verschiedene Anlässe für Zusammenkünfte und welche Meetingsformate zu ihnen passen: https://www.claudiathonet.de/wp-content/uploads/2018/05/meeting-anlaesse-und-designs-tabelle.pdf 
• Infos zum Kompaktkurs „Agile Meetings“: https://www.claudiathonet.de/kompaktkurse/agile-meetings-online-moderieren/