Agile Kommunikation als Schlüssel zu effektiver Teamarbeit

In der modernen Arbeitswelt wird Zusammenarbeit immer anspruchsvoller: Teams brauchen mehr Informationen, mehr Wissen, mehr Abstimmung und häufig auch mehr Entscheidungen, um gute Ergebnisse zu liefern. Deshalb ist gelungene Kommunikation die Grundlage für eine gute Teamperformance. Und hier lässt sich viel von agilen Teams lernen.

Agilität ist der Gegenpol von Rigidität und Stillstand. Sie bedeutet, dass ein Unternehmen flexibel und schnell auf Anforderungen des Marktes und der Kunden eingehen kann. Auf Anforderungen also, die sich heute immer schneller ändern. Damit dies gelingt, braucht es effektive Zusammenarbeit: Alle Beteiligten müssen immer wissen, was zu tun ist, und Hand in Hand dafür arbeiten. Voraussetzung dafür ist ein guter Informationsfluss, ein schnellen Austausch von Wissen und eine effiziente Abstimmung im Team. Agile Kommunikation ist genau darauf ausgerichtet.

Was ist agile Kommunikation?

Schnelle Handeln in einer dynamischen Arbeitswelt setzt voraus, dass alle regelmäßig von Fortschritten und Schwierigkeiten erfahren und sich bei Veränderungen schnell absprechen können. Es braucht stetige Kommunikation – und zwar am besten von Angesicht zu Angesicht. Um echte Transparenz und Räume für regelmäßigen Austausch auf Augenhöhe zu sichern, sind beim agilen Arbeiten deshalb spezielle Kommunikationsstrukturen entstanden. Sie haben vor allem 4 große Vorteile im Hinblick auf einen guten Informationsfluss:

1. Agile Kommunikation ist institutionalisiert.
   Kommunikation findet beim agilen Arbeiten nicht zufällig statt, sondern wird im Prozess regelmäßig eingefordert. Zum Beispiel durch:
   • Regelmäßige Kurzmeetings: Die agile Projektmanagement-Methode Scrum z.B. beinhaltet Meetings für den effizienten Informationsabgleich. Sie machen den Workflow sichtbar, z.B. täglich (Dailys oder Daily Scrums) oder wöchentlich (Weeklys). 
   • Ausführlichere Planungsmeetings: Zu Beginn jeder Produktionsphase (Iteration) wird die Umsetzung der neuen Ideen und die Verteilung der Aufgaben für den nächsten Sprint geplant (Sprint Planning).  
2. Agile Kommunikation ist effizient.
   Interaktions- und Austauschformateim agilen Prozess sind auf einen bestimmten Zweck hin optimiert und haben einen strikten Ablauf. So bleiben alle beim Thema und bearbeiten genau das, was auf der Agenda steht.
   • Stand-up-Meetings (Dailys), in denen sich ein Team z.B. allmorgendlich trifft, um vom aktuellen Stand der verschiedenen Aufgaben zu berichten, finden meist im Stehen statt und dauern nur 15 Minuten.
   • Meetings zur Ideenentwicklung wie z.B. Design-Thinking-Formateumfassen klare Phasen, die vom kreativen Denken zur praktischen Umsetzung führen (Ideengenerierung, Customer Journey, Prototyping), dabei sichern sie den Kundenfokus z.B. durch den Einsatz von Personas (z.B. hier bei der Entwicklung von neuen Service-Angeboten › www.claudiathonet.de/service-design-thinking-innovationen-entwickeln/)
3. Agile Kommunikation ist klar.
   Um für optimale Transparenz zu sorgen, ist der Austausch von Informationen beim agilen Arbeiten oft visuell und immer klar strukturiert. 
   • Kanban-Boards stellen Aufgabenverteilungen und Prozessfortschritte übersichtlich dar, oft mit bunten Klebezetteln an einer großen Chart mit verschiedenen Spalten. So werden Aus- und Überlastungen von einzelnen Teammitglieder schnell deutlich.
   • Das Framework OKR macht es möglich, die Ziele eines Teams und die Fortschritte auf dem Weg dorthin greifbar zu machen: Dazu werden strategische Ziele in konkrete Unterziele aufgeteilt und Etappen dafür definiert.
4. Agile Kommunikation ist offen und vernetzt.
   Sie funktioniert nicht einseitig, z.B. durch Ansagen von oben nach unten, sondern geht in die Breite: Sie bezieht alle ein, die von Veränderungen betroffen sind oder zu einer Entwicklung beitragen können. Dabei endet sie auch nie an Abteilungsgrenzen, weil zu einem optimalen Informationsaustausch auch der stetige Abgleich mit den Kundenwünschen und den strategischen Unternehmenszielen gehört. 
   • Reviews bringen das Team mit allen beteiligten Stakeholdern – also auch die Kunden – zusammen, um Zwischenergebnisse zu besprechen und zu optimieren. 
   • In All-Hand-Meetings treffen sich Teams und Abteilungen, die an unterschiedlichen Projekten arbeiten, aber die gleiche Vision und Mission im Unternehmen teilen. Mit der Führung informieren sie sich gegenseitig über die Fortschritte und Hindernisse und stimmen synchronisieren das weitere Vorgehen.

Natürlich ist agile Kommunikation dabei auch digital. Austauschplattformen und Kanäle wie Slack oder Teams machen einen kontinuierlichen Informationsfluss in Echtzeit möglich. Auch die Visualisierung von Arbeitsprozessen oder die Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten lassen sich digital abbilden und online verwalten, etwa mit Miro oder Canva.

Wie gelingt agile Kommunikation?

So regelmäßig, klar und transparent zu kommunizieren, wie agile Teams es tun, macht Teamarbeit effektiver. Und zwar auch in Kontexten, in denen agiles Arbeiten noch nicht formal verankert ist: Alle Teams, die engagiert und fokussiert zusammenarbeiten und dabei auf starre Strukturen und starke Führungsfiguren möglichst verzichten wollen, können ihre Zusammenarbeit mit Methoden der agilen Kommunikation verbessern. Schon kleinen Tools und Formaten bieten einen großen Hebel für mehr Teamerfolg – und das auch ohne eine große agile Transformation.

Wichtig ist, dass es im Team schon eine positive Einstellung zu effektiver und klarer Kommunikation bei den Beteiligten gibt, also dass im Team z.B … 

• … offen und vertrauensvoll kommuniziert wird – also Wissen geteilt wird und Dinge auch mal kritisch angesprochen werden können.
• … die Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung besteht – also dass es möglich ist, sowohl die Qualität von Ergebnissen also auch die eigenen Kompetenzen und die Zusammenarbeit selbst immer mal wieder zu überprüfen.
• … möglichst auf Augenhöhe kommuniziert wird – also nicht (nur) linear von oben nach unten Ansagen gemacht werden und Einwände nicht vorgesehen sind. 

Eine solche Haltung bildet auch die agilen Werte ab. Doch in ähnlicher Form ist sie in viele guten Teams inzwischen selbstverständlich. Damit ist eine gute Basis für effektive Zusammenarbeit häufig schon gegeben. 

Dann kann eine Verbesserung der Meetingkultur zusätzlich hilfreich sein, um die eigene Team-Kommunikation noch agiler und die Zusammenarbeit noch effektiver zu gestalten.  Der erste konkreter Schritt dafür ist, sich vom Einheitsmodell zu verabschieden und stattdessen für jeden Gelegenheit die richtige Form für den Austausch zu wählen. Denn für fast jeden Kommunikationsanlass gibt es in agilen Teams ein maßgeschneidertes Meetingformat, das auf die spezifischen Anforderungen eingeht.

Claudia Thonet

Gründerin/Geschäftsführerin
Expertin für agile Transformation/agile Führung und Teams

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