Facilitation: Doping für effektive Teamarbeit
Aufgaben werde komplexer, die Ansprüche höher und die Herausforderungen zunehmend unübersichtlich. Um gute Ergebnisse zu liefern, sind deshalb mehr Köpfe und Hände nötig, die erfolgreich zusammenarbeiten. Ein besonders effektives Team wird aus ihnen, wenn sie dies erfolgreich und selbstorganisiert tun können. Die richtige Begleitung hilft ihnen dabei.
Die Motivation dafür ist oft da: In vielen Teams – egal, ob sie offiziell agil aufgestellt sind oder nicht – sind die Mitarbeitenden engagiert und willig, Verantwortung zu übernehmen. Sie verstehen auch, dass es angesichts der neuen Unübersichtlichkeit fürs Top-Management immer schwieriger ist, Ansagen zu machen, die morgen noch Gültigkeit haben. Deshalb denken sie gerne mit und sind bereit, selbst Initiative zu zeigen, wo nötig.
Gleichzeitig sind viele oft unsicher, welche Erwartungen und No-Go’s vom Management es gibt. Sie fragen sich auch, wie die Kolleginnen und Kollegen die Herausforderung angehen wollen und ob hier vielleicht Konflikte lauern. Meetings, die das klären sollen, laufen allerdings oft ins Leere, weil nicht klar kommuniziert wird. Damit aus der guten Motivation ein effektives Team entsteht, ist es deshalb hilfreich, wenn für die Aushandlungs- und Umsetzungsprozesse eine moderierende Begleitung gibt. Der neudeutsche Begriff dafür ist Facilitation.
Was versteht man unter Facilitation?
Grundsätzlich geht es darum, eine Gruppen bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen. Das kann bedeuten, während eines Workshops für optimale Zusammenarbeit zu sorgen und Erkenntnisgewinne anzuleiten. Es bedeutet aber auch, in Teams den allgemeinen Austausch während des Arbeitsalltags zu fördern, damit die Mitglieder von- und miteinander lernen.
Dabei ist es wichtig zu betonen, dass es nicht die Führungskraft sein sollte, die die Facilitation übernimmt. Die Rolle erfordert Neutralität in Beobachtung und Begleitung und einen vertrauensvollen Austausch auf Augenhöhe. Beides ist schwierig für jemanden, der oder die auch die disziplinarische Verantwortung hat und in erster Linie dafür sorgen muss, dass Ergebnisse geliefert werden.
Besser ist es, die Rolle rollieren zu lassen und abwechselnd an verschiedene Menschen im Team zu verteilen. Alternativ agiert ein Teammitglied mit besonderem Interesse oder sogar einer entsprechenden Weiterbildung als Facilitator. In agilen Teams etwa ist die Facilitation eine wichtige Aufgabe von agile Coachs.
Agile Facilitation im Besonderen ist eine Methode der Prozessbegleitung, die ihren Ursprung in der agilen Softwareentwicklung hat. Sie unterstützt durch spezifische Formate und Methoden Teams dabei, so selbstorganisiert und effektiv zusammenzuarbeiten, dass die Mitglieder auch flexibel auf Veränderungen reagieren können. Sie sorgt also für effektive Teamarbeit, indem sie dafür sorgt, dass alle ihre Aufgaben selbstständig an neue Anforderungen anpassen können. Das macht den agilen Ansatz auch für „normale“ Teams höchst interessant.
Mehr als Meeting-Moderation
Facilitation – ob agil oder nicht – lässt sich auch als eine neue Art der Moderation verstehen. Allerdings umfasst sie deutlich mehr. Gute Facilitatoren moderieren nicht nur die Besprechungen oder Workshops in ihren Teams. Sie sorgen dafür,
- dass ein Gruppenprozess gut strukturiert ist und entsprechend umgesetzt wird,
- dass es einen sicheren Raum für offene Kommunikation gibt,
- dass sich alle im Team tatsächlich auch beteiligen,
- dass unterschiedliche Ansichten gehört werden und auch,
- das auftretende Konflikte konstruktiv bearbeitet und aufgelöst werden.
Ein Coach, eine Moderatorin oder auch eine Kollegin, die als Facilitator agiert, bleibt dabei immer neutral und konzentriert sich nur auf den Prozess, nicht auf die Inhalte, um die es geht. Ziel ist es, Teams zu ermuntern, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln – eine Fähigkeit, durch die sich agile Teams übrigens besonders auszeichnen.
Was macht ein Facilitator?
Facilitation ist also sehr viel mehr als Meeting-Moderation. Wer als „agile Facilitator“ einen Teamprozess begleitet, ist für die gesamte Kommunikationsstruktur, also konkret auch für die Auswahl der passenden Formate und der Planung der einzelnen Meetings verantwortlich.
Zusätzlich achtet sie – oder er – aber z.B. auch darauf, dass im Team eine offene und wertschätzende Atmosphäre herrscht, die eine Grundvoraussetzung ist für funktionierende Kommunikation und effektive Teamarbeit. Nur dann nämlich werden sich auch schüchterne Teammitglieder einbringen oder kritische Stimmen hörbar werden. Und nur dann werden wirklich alle Perspektiven (etwa auch die von Kunden, Produktion und Vertrieb) und alle vorhandenen Ideen einfließen.
Konkret kann agile Facilitation folgendes leisten, um zu einer effektiven Teamarbeit beizutragen:

- Facilitation optimiert die Teamkommunikation.
Eine gute Facilitatorin kann durch die richtige Vorbereitung unproduktive Meetings in fokussierte Arbeitsrunden verwandeln, in denen echte Ergebnisse entstehen:- Sie kennt alle agilen Meeting-Formate und Methoden und weiß, welche für einen bestimmten Bedarf besonders geeignet sind. So sorgt sie dafür, dass die Kommunikation im Team gut läuft – und auch dass z.B. Diskussionen zielgerichtet bleiben und dass alle gehört werden. Beispielhafte Tools sind z.B. Planning Poker (eine Intervention, bei der die Aufwände für Aufgaben gemeinsam geschätzt werden, um sie besser zu verteilen) oder Timeboxing. Dabei wird mit der Gruppe vorab – z.B. für Redebeiträge im Meeting oder auch für bestimmte Aktivitäten – ein fester Zeitrahmen festgelegt, um Fokus und Effizienz zu steigern.

- Facilitation erhöht die Veränderungskraft in Teams.
Durch gute Prozessbegleitung werden Teams in ihrer Fähigkeit, Wandel erfolgreich zu gestalten, gestärkt: Dafür werden vom agile Facilitator Methoden zur Verfügung gestellt und Räume für Reflexion geöffnet.- Beispielsweise kann ein Team regelmäßig eingeladen werden, in einer Retrospektive gemeinsam die eigene Zusammenarbeit zu analysieren und zu reflektieren, wo es Reibungspunkte gibt und wie effektive Teamarbeit (wieder) gewährleistet werden kann. Ein (agiler) Facilitator verfügt über hilfreiche Methoden, mit denen er den Austausch auch über schwierige Themen flüssig, manchmal sogar spielerisch gestalten kann (Mehr dazu im nächsten Text!).

- Facilitation reduziert Konflikte.
Schon durch die Moderation von Retrospektiven und die Einladung, sich auf Augenhöhe zu begegnen, unterstützt ein agiler Facilitator Teams dabei, ihre Zusammenarbeit geschmeidiger zu gestalten. Mögliche Streitpunkte können regelmäßig in einem geschützten Rahmen offen angesprochen werden. Aber auch im Arbeitsalltag profitieren Teams davon, wenn ein Teammitglied als Facilitator ansprechbar ist: mit der Haltung und den Methoden, über die er – oder sie – verfügt, kann er als neutraler Begleiter auch im kleinen Rahmen helfen, Konflikte zu sortieren, und bei ihrer Klärung moderieren.- Hier wird ein guter Facilitator eigentlich schon zum Coach: Er unterstützt die Teamentwicklung, beseitigt Hindernisse für die Zusammenarbeit, schafft psychologische Sicherheit und stärkt die beteiligten Mitgliedern. Das und mehr sind wichtige Aufgaben eines agile Coachs. Er übernimmt auch Facilitation, kümmert sich in einem agilen Team aber noch um weit mehr. Mehr dazu in dieser Serie: Blog-Serie Agiler Coach
Agile Facilitation will Brücken bauen.
Einfach erklärt sind Team-Facilitators also Brückenbauer, die die professionelle Verbindung zwischen den Teammitgliedern stärken und fördern: Sie laden zum Austausch ein, fördern Verständnis, vermitteln in Konflikten, fragen nach und inspirieren im Idealfall auch die Kolleginnen und Kollegen zu neuen Leistungen – und für alles haben sie immer die richtige (agile) Methode zur Hand, mit der sie auch komplizierte Prozesse zum Fließen bringen.

Darüber hinaus prägen gute Facilitators auch die Stimmung im Team. Gerade auch in herausfordernden Zeiten können sie dafür sorgen, dass Sorgen und Zweifel geteilt und offen besprochen werden. Und wenn im Team viel gejammert und genörgelt wird können sie alle daran erinnern, nicht so viel Energie in Dinge zu verschwenden, die das Team ohnehin nicht beeinflussen kann. Stattdessen laden sie zu ermutigenden Meetings ein, in denen sie die Energie dann in konstruktivere Bahnen lenken.
All das erfordert neben viel Handwerkszeug auch eine stabile, reflektierte Persönlichkeit. Deshalb lohnt es beides professionell weiterzuentwickeln – beispielsweise mit unserer Ausbildung zum Facilitator, die Methoden vermittelt und auch die Persönlichkeitsentwicklung begleitet.
👉 Die nächsten Ausbildungsstarts:
Ausbildung Agiler Facilitator: Live Online – Beginn: 24. Oktober 2024
Ausbildung Agiler Facilitator: Präsenz in Berlin & Live-Online – Beginn: 6. Februar 2025
Ausbildung Agiler Facilitator: Präsenz in Berlin & Live-Online – Beginn: 11. September 2025