Agile Moderationsmethoden: Tod durch Meeting oder agile Frischzellenkur für Ihre Besprechungen?

Wie du Meetings, Besprechungen und Workshops durch agile Moderationsmethoden effektiver gestaltest

Der Bestseller „Tod durch Meeting“ hat es zwar drastisch formuliert, doch – wenn wir ehrlich sind – auch ganz gut auf den Punkt gebracht: Viele Führungskräfte jagen von einem Meeting zum nächsten und glänzen dadurch mehr durch Abwesenheit als durch Präsenz in ihren Teams oder Bereichen. Je höher die Führungsebene, desto heftiger ausgeprägt ist diese Un-Kultur, manche verbringen mehr als 60 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Doch wie effizient sind diese Besprechungen überhaupt? Nach unserer Umfrage in Online-Seminaren und Workshops werden maximal 50 Prozent des Potenzials ausgeschöpft. Können agile Moderationsmethoden helfen?

Woran liegt das? Die meisten Meetings bestehen immer noch aus Informationsfluten und Power Point-Schlachten. Die Zeit für solche Zusammenkünfte wird regelmäßig überzogen, die Relevanz der Inhalte ist für alle Beteiligten fragwürdig. Die Leidtragenden kompensieren das oft und verständlicherweise durch erhöhte Social-Media-Aktivitäten und reges Beantworten ihrer Emails. Hinzu kommen die typischen Gruppendynamiken: Es reden immer die Gleichen. Und es kommen immer die Gleichen zu spät. Die leisen Teilnehmer beschweren sich hinterher lautstark über das Meeting, heikle Themen kommen erst gar nicht auf den Tisch. Der Ablauf ist vorhersehbar und dementsprechend langweilig.

Gleichzeitig ist eine gelungene Kommunikation zwischen Stakeholdern und Teams wie auch zwischen den Mitarbeitern selbst für den Wettbewerbsvorteil einer Organisation wichtiger denn je. Die immateriellen Werte, die Strategien, Innovationen und die Fehlerkultur, das gemeinsame Lernen und die Steigerung der Teamperformance sind zu wesentlichen Faktoren für die Gewinnchancen am Markt geworden. Wirkungsvolle Kommunikation ist für den Austausch und den Kulturwandel in Richtung Agilität existenziell relevant. Der Verzicht auf Meetings ist demnach natürlich keine Option. Im Gegenteil: Gute Meetings fördern das gemeinsame Lernen – und ohne Lernprozesse gibt es keine Anpassung und Veränderung.

Wie gelingt die Frischzellenkur für deine Meetings?

Struktur schafft Verhalten. Fange also genau dort an und revolutioniere die Struktur deiner Meetings:

• Verkürze jene Besprechungen, die der reinen Information dienen, drastisch – denn lesen kann jeder selbst. Dafür braucht es nun wirklich kein Meeting!
• Gestalte jedes Treffen unterschiedlich. Das macht Meetings interessant, abwechslungsreich und beschert dir die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung des Teilnehmerkreises.
• Schaue dir deine Meetings genau an und unterscheide die Anlässe und die Ziele voneinander. Welchen Zweck haben Ihre Besprechungen? Ist Präsenz erforderlich oder reicht für den Zweck eine Videokonferenz?

Typische Anlässe:

1. Informationsweitergabe
2. Innovation und Ideenentwicklung aus Stakeholder-Perspektive
3. Planung, Verteilung von Aufgaben
4. Ziele festlegen, verteilen und nachhalten
5. Austausch über Bearbeitungsstände
6. Hindernisse erkennen und beseitigen
7. Ergebnisse bzw. Produkte vorstellen und optimieren
8. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
9. Gemeinsames Lernen
10. Optimierung der Zusammenarbeit.

Schaue dir Meeting-Strukturen aus agilen Frameworks an und adaptiere agile Moderationsmethoden für deine Meeting-Anlässe. Nutze beispielsweise das Daily für einen zehn- bis fünfzehnminütigen und durchgetakteten Austausch über Bearbeitungsstände und Hindernisse. Komprimiere die Informationsweitergabe auf fünf Minuten und fordere jeden Teilnehmer auf, die Informationen bereits vorab selbstständig zu lesen und zu reflektieren. Schon durch konsequentes Timeboxing (Zeitverknappung) werden Meetings auf beeindruckende Weise fokussierter. Nimm dir im Gegensatz dazu für Innovation mit dem Team eine Auszeit und schaffe in entsprechender Arbeitsatmosphäre Raum für Ideenentwicklung aus Stakeholder-Perspektive. Dafür gibt es jede Menge Kreativitätstechniken und -formate wie etwa Design Thinking. Ein Review-Meeting, bei dem das Team gemeinsam mit Stakeholdern auf Ergebnisse schaut, müsstest du wiederum anders strukturieren und gestalten. Lade dazu Stakeholder ein und präsentiere Prototypen neuer Produkte oder Services.

Entscheidend für jede Entwicklung und Veränderung ist es, sich in größeren Abständen genügend Zeit für eine Retrospektive zu nehmen, damit das Team sowohl Werte und Prinzipien weiterentwickeln sowie die Zusammenarbeit optimieren kann.

Und wer moderiert die verschiedenen Meetings? Selbstverständlich die Führungskraft oder der Projektleiter – oder etwa nicht? Nein! Besser ist es, du wechselst konsequent die Moderationsrolle, sodass jedes Teammitglied von Zeit zu Zeit die Verantwortung übernimmt.

Nutze zusätzlich eine überaus effiziente Spielart: Vergebe Meetingrollen an die Teilnehmer. Das sorgt für jede Menge Abwechslung und trainiert dabei auch noch die laterale Führung.

Beispiele von hilfreichen Rollen in Meetings:

• Fokus-Beschleuniger: Hat die Aufgabe, den Fokus im Meeting zu verfolgen.
• Persona: Hat die Aufgabe, die Kunden/Stakeholder-Sicht konsequent einzunehmen.
• Prinzipien-Wächter: Sorgt für die Einhaltung der Prinzipien (z. Bsp.: agile Arbeitsprinzipien).
• Protokoll-Leader: Achtet auf Visualisierung und Zusammenfassung der Ergebnisse.
• Querdenker: Hinterfragt und bringt neue Perspektiven ein.
• Konsensfinder: Sucht bei scheinbar unvereinbaren Standpunkten die gemeinsame Basis.
• Time Keeper: Achtet auf Timeboxing.
• Moderator: Leitet das Meeting und schlägt Methoden zu Themenbearbeitung vor.

In der Tabelle Meeting-Anlässe und -Designs sehe dir mögliche Arbeitstitel, Inhalte und Zeiten für die oben genannten Anlässe.

Das Meetingboard ist eine agile Moderationsmethode (siehe Grafik) auf dessen Grundlage du jedes Meeting konzipieren kannst. Es gibt dir einen strukturierten Rahmen, wie einen Architekturplan, den du dann je nach Meeting befüllen kannst.

Lasse dich oder deine Mitarbeiter zu agilen Moderatoren ausbilden, damit werden eure Meetings und Workshops garantiert wirkungsvoller: Hier findest du Informationen zur Ausbildung.