Agile Meeting-Methoden für Teams, die mehr wollen als Agenda und Protokoll

Wie du Meetings, Besprechungen und Workshops durch agile Moderationsmethoden effektiver gestaltest

Der Bestseller „Tod durch Meeting“ hat es zwar drastisch formuliert, doch – wenn wir ehrlich sind – auch ganz gut auf den Punkt gebracht: Viele Führungskräfte jagen von einem Meeting zum nächsten und glänzen dadurch mehr durch Abwesenheit als durch Präsenz in ihren Teams oder Bereichen. Je höher die Führungsebene, desto heftiger ausgeprägt ist diese Un-Kultur, manche verbringen mehr als 60 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Doch wie effizient sind diese Besprechungen überhaupt? Nach unserer Umfrage in Online-Seminaren und Workshops werden maximal 50 Prozent des Potenzials ausgeschöpft. Können agile Moderationsmethoden helfen?

Warum sind die Schmerzpunkte in Meetings so hoch?

Woran liegt das? Die meisten Meetings bestehen immer noch aus Informationsfluten und Power Point-Schlachten. Doch reine Informationsveranstaltungen sind keine Besprechungen! Ein Meeting, in dem keine Entscheidungen getroffen wird, Meinungen oder Ideen ausgetauscht, Aufgaben besprochen und verteilt oder die Zusammenarbeit reflektiert wird, ist kein echtes Meeting.

Aber auch echte Besprechungen werden oftmals zu ineffektiven Zusammenkünften, geprägt von Monologen weniger und fragwürdiger Relevanz der Inhalte ist für alle Beteiligten. Die Leidtragenden kompensieren das oft und verständlicherweise durch erhöhte Social-Media-Aktivitäten und reges Beantworten ihrer E-Mails. Hinzu kommen die typischen Gruppendynamiken: Es reden immer die Gleichen. Und es kommen immer die Gleichen zu spät. Die leisen Teilnehmer beschweren sich hinterher lautstark über das Meeting, heikle Themen kommen erst gar nicht auf den Tisch. Der Ablauf ist vorhersehbar und dementsprechend langweilig.

Gleichzeitig ist eine gelungene Kommunikation zwischen Stakeholdern und Teams wie auch zwischen den Mitarbeitern selbst für den Wettbewerbsvorteil einer Organisation wichtiger denn je. Die immateriellen Werte, die Strategien, Innovationen und die Fehlerkultur, das gemeinsame Lernen und die Steigerung der Teamperformance sind zu wesentlichen Faktoren für die Gewinnchancen am Markt geworden.

Effektive Methoden für Meetings als Schmerzlöser

Der Verzicht auf Meetings ist aus oben genannten Gründen keine Option. Im Gegenteil: Gute Meetings fördern das gemeinsame Lernen und ohne Lernprozesse gibt es keine Anpassung und Veränderung.

1. Konzeption anhand des Meetings Board

Vorbereitungs-Phase mit 6 entscheidenden Fragen 

Gerade die Vorbereitung von Meetings wird immer wichtiger. Je klarer die Teilnehmer ausgewählt sind und die Themen aufbereitet sind, desto effektiver läuft jedes Meeting ab.

1. Anlass und Ziele: Welches Ziel wird mit dem Meeting verfolgt. Ist die Notwendigkeit für das Meeting klar kommuniziert? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden und was haben die Teilnehmer für einen Nutzen durch die Teilnahme?
2. TeilnehmerInnen: Wer ist für das Ziel relevant und für wen ist das Thema wichtig?
3. Rollen: Welche Rollen und Perspektiven brauchen wir, um gute Entscheidungen zu treffen oder wichtige Sichtweisen zu integrieren?
4. Zeit. Wie lange soll das Meeting dauern? (Hinterfragt die üblichen 60 Minuten Meetings und setzt lieber kürzere Zeiten an)
5. Ort: Was ist ein geeigneter Ort für die Art der Zusammenkunft? Online oder Präsenz? Wählt auch mal ungewöhnliche Orte oder geht bei manchen Themen mit den Teilnehmern spazieren. Das alleine bewirkt oft schon andere Ergebnisse. Bei Online Meetings ist die Plattform ebenso entscheidend wie ein Ort. Alleine schon, ob die Kamera an ist, bewirkt große Unterschiede. So wie in einem Meetingraum vermummte Teilnehmer störend wirken, so irritierend sind schwarze Bildschirme ohne Gesicht. Auch die Plattform und deren Möglichkeiten der Interaktion sind ganz entscheidend für den Verlauf und die Wirkung der Besprechung.
6. Ausstattung: Wann brauche ich einen Beamer und wann ist ein Flipchart oder auch Lego- oder Bastelmaterial zielführender?

Check-in-Phase

In der Check-in Phase werden folgende Fragen beantwortet:

• Was werden wir behandeln? – Themen und Inhalte
• Warum beschäftigen wir uns damit? – Auslöser und Hintergründe
• Wie werden wir vorgehen? – Interaktionen, Beteiligung
• Wozu ist das wichtig? – Sinn und Mehrwert

Themen bearbeiten

In dieser Phase ist es wichtig, die TeilnehmerInnen im wahrsten Sinne zu beteiligen und durch gut strukturierte Methoden schnell zu Meinungsaustausch, Entscheidungen oder Ideen zu kommen.

Entscheiden und Planen

Hier werden die bearbeiteten Themen im Team entschieden und geplant, um die Aufgaben zu verteilen und nachzuhalten.

Check-Out

Im Check-out werden die offenen Themen vertagt und Feedback zum Meeting eingesammelt.

2. Verkürzung der Meetingzeiten

• Verkürze jene Besprechungen, die der reinen Information dienen, drastisch, denn lesen kann jeder selbst. Dafür braucht es nun wirklich kein Meeting!
• Verkürze 60-minütige Meetings auf 45 Minuten und 30-minütige auf 25 Minuten etc. Damit wird der Fokus im Meeting gestärkt und die Zeiten zwischen den Meetings verlängert.

3. Teilnehmerkreis reduzieren

• Lade nur die Beteiligten und Betroffenen zu den Themen ein. Du kannst das Meeting auch nach Themen strukturieren, sodass nur die jeweils Themenverantwortlichen und Betroffenen bei diesem Teil des Meetings teilnehmen brauchen.
• Führe das Gesetz der Füße in Meetings ein
Nur wer einen Beitrag zum Meeting leisten kann oder für den das Meeting relevant ist, bleibt dabei. Die anderen können Meetings jederzeit verlassen, ohne Rechtfertigung.

4. Meeting-Rollen vergeben

Wer moderiert die verschiedenen Meetings? Selbstverständlich die Führungskraft oder der ProjektleiterInnen, oder etwa nicht? Nein! Besser ist es, du wechselst konsequent die Moderationsrolle, sodass jedes Teammitglied von Zeit zu Zeit die Verantwortung übernimmt.
Nutze zusätzlich eine überaus effiziente Spielart: Vergebe Meeting-Rollen an die TeilnehmerInnen. Das sorgt für jede Menge Abwechslung und trainiert dabei auch noch die laterale Führung.

• Moderation Als Must-have! Nutzt für jedes Meeting eine Moderation: Diese kann auch rollierend im Team gewechselt werden
• Fokus-Beschleuniger: Hat die Aufgabe, den Fokus im Meeting zu verfolgen.
• Persona: Hat die Aufgabe, die Kunden/Stakeholder-Sicht konsequent einzunehmen.
• Prinzipien-Wächter: Sorgt für die Einhaltung der Prinzipien (z. B.: agile Arbeitsprinzipien).
• Protokoll-Leader: Achtet auf Visualisierung und Zusammenfassung der Ergebnisse.

5. Meeting-Formate unterscheiden

Nutze je nach Zielstellung und Inhalt der Meetings verschiedene passgenaue Strukturen und Methoden.

• Nutze beispielsweise das Daily oder Weekly für einen zehn- bis fünfzehnminütigen und durchgetakteten Austausch über Bearbeitungsstände und Hindernisse.
• Komprimiere jede reine Informationsweitergabe auf fünf Minuten und fordere jeden Teilnehmer auf, die Informationen bereits vorab selbstständig zu lesen und zu reflektieren.
• Nimm dir im Gegensatz dazu für Innovation mit dem Team eine Auszeit und schaffe in entsprechender Arbeitsatmosphäre Raum für Ideenentwicklung aus Stakeholder-Perspektive. Dafür gibt es jede Menge Kreativitätstechniken und -formate, wie etwa Design Thinking.
• Ein Review-Meeting, bei dem das Team gemeinsam mit Stakeholdern auf Ergebnisse schaut, müsstest du wiederum anders strukturieren und gestalten. Lade dazu Stakeholder ein und präsentiere Prototypen neuer Produkte oder Services.
• Entscheidend für jede Entwicklung und Veränderung ist es, sich in größeren Abständen genügend Zeit für eine Retrospektive zu nehmen, damit das Team sowohl Werte und Prinzipien weiterentwickeln sowie die Zusammenarbeit optimieren kann.

6. Moderations Methoden für Meetings

Je nach Anlass und Ziel gibt es eine große Vielzahl an Methoden, bei denen ich nur wenige kurz benennen will:

• Kleingruppenarbeiten (2–4 TeilnehmerInnen tauschen sich kurz aus und tragen ihre Ergebnisse ins Plenum.
• Think – Pair – Share (Erst alleine denken, dann zu zweit, dann zu viert und dann Austausch im Plenum.
• Brainwriting (Jeder schreibt in 2–3 Minuten seine Ideen auf und visualisiert diese direkt, damit andere darauf aufbauen können)
• Keep Drop Try: Bei Veränderungen denkt das Team darüber, nach was es beibehalten will, was es weglassen wird und was es ausprobieren möchte
• Blitzlichtrunde: Jeder hat 10–30 Sekunden, um seine Meinung oder Idee zu äußern, diese werden vom Moderator visualisiert.