Shopfloor Management 4.0 – Der Alleskönner für Sales, Service, Produktion und Stores
Shopfloor ist ein lebendiges Visualisierungs-und Steuerungsboard. Es kommt aus dem Lean Management und wurde ursprünglich für die Produktion entwickelt. Ganz nach dem Motto „go and see“ statt „meet and mail“ sollen die Führungskräfte am Ort der Wertschöpfung führen und dort mit der Belegschaft gemeinsam die Themen besprechen, statt am grünen Tisch zu steuern.
Shopfloor 4.0: Wenn das klassische Shopfloor-Management mit agilen Werten und Prinzipien kombiniert und mit Kanban für die strategischen Themen aufgepeppt wird, kommt ein optimales Framework für den Vertrieb und die Produktion dabei heraus. Als Mittel zum Zweck steigert es die Transparenz, die Fokussierung und die Selbststeuerung der operativen und strategischen Themen.
Sowohl im Service als auch im Sales habe ich mit Shopfloor 4.0 gute Erfahrungen gemacht und von den Teams positive Rückmeldungen erhalten. Viele Vertriebsteams scheitern beim Einsatz von Kanban an der Abbildung der operativen Themen und KPI: Servicelevel, Erreichbarkeit, Abschlussquoten etc. Durch die Kombination mit Shopfloor haben Teams alle relevanten Themen auf einen Blick und können sich erfolgreich selbst steuern und organisieren.
Was bringt es?
- Transparenz: Die wichtigsten Themen und Daten werden an einem großen Board im Bereich aktualisiert und visualisiert und allen zugänglich gemacht. Jeder hat die Chance auf den gleichen Informationsstand.
- Steuerung: Prioritäten und Dringlichkeiten können entsprechend farblich markiert werden. Ich nutze gerne ein farbliches Ampel-System:
- Grün: Zielkorridor
- Gelb: Achtung: nicht mehr im Zielkorridor
- Rot: Dringender Handlungsbedarf – Nachsteuerung erforderlich
- Wissenslücken: beseitigen und ein gemeinsames Verständnis entwickeln.
- Kundenfokus: Alle relevanten Kundeninformationen und Hindernisse werden abgebildet und sichtbar gemacht.
- Verbindlichkeit: Entscheidungen werden gemeinsam besprochen und am Shopfloor festgehalten. Damit erzeugen Sie Verbindlichkeit im Team.
- Nachvollziehbarkeit: Durch die gemeinsame Problemlösung werden Entscheidungen vom Team mitgetragen, der Grad der Mitverantwortung steigt.
- Kooperation auf Augenhöhe: Führungskräfte und Mitarbeiter besprechen und lösen gemeinsam im täglichen Kurzmeeting die Themen vor dem Board. Je reifer das Team ist, desto mehr übernimmt es die Selbststeuerung.
Wie läuft es ab?
- Das Team unterteilt eine Wand oder ein großes Board oder gestaltet das Ganze in einem Online Tool wie Miro oder Mural. anhand der wichtigsten Themen, die für das Team relevant sind. Die wichtigsten Themen, die das Team täglich zur Steuerung im Blick braucht werden auf das Board in Form von Spalten visualisiert. Ich nutze gerne den PDCA-Zyklus als grobe Unterteilung:
- Plan: Personal-Kapazitäten, Termine etc.
- Do: Aktivitäten-Steuerung: Calls, Rückrufe, Mails etc.
Hier füge ich ein einfaches Kanban-Board (Waiting – To-do – Doing – Done) ein, um strategische Themen im Fokus zu halten und transparent zu bearbeiten. - Check: KPIs, Analyse von Soll-Ist-Abweichungen mit Ampelsystem.
- Act: Hindernisse, Probleme, Eskalationen etc. Hier werden alle Hindernisse und Probleme gesammelt und gemeinsam gelöst. 10.4 Do: Frameworks und Methoden zur Umsetzung
- Das Team gestaltet jeden Bereich des Boards als ersten Prototypen. Dabei entscheidet es gemeinsam, wie lange die erste Iteration mit dem Board dauern soll. Nach der Testphase kann das Board optimiert werden.
- Pull: Das Team verteilt Rollen und Zuständigkeiten für die Shopfloor-Bereiche: Wer pflegt, visualisiert und koordiniert welches Thema?
- „Go and See“ statt „Meet and Mail“: Auch Führungskräfte hängen aktuelle und wichtige Themen ans Board. Die werden dann im nächsten Daily besprochen.
- Daily: Das Herzstück des Shopfloor-Managements ist das tägliche Kurzmeeting. Jeder im Team teilt seinen Bearbeitungsstand: Was habe ich gestern erledigt? Was gehe ich heute an? Welche Hindernisse sind aufgetreten? Wo brauche ich Unterstützung?
- Die Führungskraft, ein Shopfloor-Master oder der Coach räumt im Anschluss die Hindernisse aus dem Weg und koordiniert Bedarfe.
- Nach der Iteration findet eine Review statt. Alle relevanten Kennzahlen, Lead Time des Kanban-Boards etc. werden ausgewertet und Feedback eingeholt. Anpassungen werden umgesetzt.
- Dann erfolgt eine Retrospektive, in der das Team auf die Zusammenarbeit schaut und Verbesserungen
Was sind typische Hindernisse?
- Verwechslung von Mittel und Zweck: Shopfloor wird als Methode und nicht als Mittel zur Steigerung der Selbstorganisation und Flexibilität betrachtet.
- Die Abhängigkeiten zwischen den Teams und die Schnittstellen werden nicht beachtet und einbezogen. Das führt zu Ineffizienz und einem Wir-gegen-die-anderen-Verhalten.
- Die Führungskraft steuert selbst zu viel und bringt keine Entscheidungskompetenz ins Team. Oder das Team traut sich nicht, die Steuerung selbst zu übernehmen.
- Die Meetings finden nicht statt. Dann wird Shopfloor nicht lebendig gehalten und es wird keine Wirkung erzielt.
Claudia Thonet
Gründerin/Geschäftsführerin
Expertin für agile Transformation/agile Führung und Teams
+49 (0) 151 – 51937219