6 goldene Regeln agiler Online-Meetings

Agile Online-Meetings moderieren

Plötzlich sind alle Meetings remote! Und dann noch zu einer Zeit, in der die Aufmerksamkeit von so vielen anderen Themen absorbiert ist. Gerade in selbstorganisierten Kontexten ist die Beteiligung des Teams in agilen Online-Meetings entscheidend. Doch wie gelingt das im virtuellen Raum, wo die Menschen viel mehr abgelenkt sind und die physische Nähe fehlt?

6 goldene Regeln für agile Online-Meetings haben wir für Sie zusammen gestellt, damit der Fokus und die Beteiligung auch remote funktionieren:

6 goldene Regeln, um agile Online Meetings effektiv zu moderieren

1. Konzipiere und visualisiere Agenda und Struktur

Noch wichtiger als Präsenz-Meetings ist ein effektives Design des Meetings. Nutzen Sie dazu das Meeting Board mit den 4 Phasen: Einloggen, Themen erheben + bearbeiten, Entscheiden + Planen und Ausloggen. Visualisieren Sie die Themen und Phasen auf einem virtuellen Whiteboard wie beispielsweise Miro, Nextboard oder Mural.

Hier geht’s zum Blog-Artikel Agile Meetings gestalten mit Download: Meeting Board.

 

2. Pull-Rollen für geteilte Verantwortung

Agile Online-Meetings leben von der Beteiligung der Teilnehmer. Lassen Sie das Team die wichtigen Verhaltensrollen ziehen. Bereiten Sie dazu Rollenkarten mit den Dos und Don’ts jeder wichtigen Rolle vor und notieren Sie den Namen des Rolleninhabers. Gerade für Online-Meetings ist neben dem Moderator ein Timekeeper, Fokusbeschleuniger, Visualisierer, Querdenker oder auch eine Kunden-Persona-Rolle relevant.

Hier geht’s zum Blog-Artikel Meeting-Rollen mit Download.

 

3. Betroffenheit

Schaffen Sie emotionale Betroffenheit für das Thema, für das Sie Lösungen oder Entscheidungen brauchen. Erzählen Sie dazu Geschichten oder Beispiele aus dem Alltag: Sie können Erlebnisse mit den Kunden beschreiben oder aus Kundensicht dessen Herausforderungen und Schmerzpunkte klar machen. Machen Sie es plastisch und bunt für das Team.

Hier geht’s zum Blog-Artikel Customer Journey Map erstellen.

 

4. Gesetz der Füße

Je nach Reifegrad des Teams empfehle ich das Gesetz der Füße. Je selbstorganisierter und reflektierter Teams miteinander arbeiten, desto mehr können Sie die Verantwortung bei jedem einzelnen belassen. Auch wenn Sie zu Meetings nur die Betroffenen und Beteiligten einladen, kann es immer passieren, dass für einen Teilnehmer die Themen nicht relevant sind oder er dringlichere, parallele Aufgaben hat. Wir verbringen sehr viel Zeit in Meetings. Deswegen ist die Relevanz für jeden Einzelnen und das Team genau zu prüfen. Sollte ein Teilnehmer die Themen also nicht relevant für sich finden, kann er das Meeting jederzeit verlassen. Vorausgesetzt, das Team braucht ihn nicht für eine Fragestellung oder Entscheidung.

 

5. Die Fünf-Minuten-Regel

Gerade bei Online-Meetings ist die Aufmerksamkeitsspanne viel geringer als wir glauben. Geben Sie maximal fünf Minuten lang Input zu Zahlen, Daten, Fakten oder zur Wissensvermittlung. Bauen Sie nach spätestens dieser Zeit eine aktive Arbeit des Teams ein. Das können Gruppenarbeiten in verschiedenen virtuellen Räumen (Breakout Sessions), Votings, Post-it-Abfragen auf Whitboards oder strukturierte Gesprächsrunden (jeder eine Minute) sein. In jedem Fall sollten Sie jedes Meeting mit überwiegend aktiver Teambeteiligung planen.

 

6. Visualisiere

In jedem Meeting ist Visualisierung ein Schlüssel zur Zufriedenheit und Ergebnisorientierung. In Remote Meetings um so mehr! Ohne Visualisierung und Fokussierung der Teilnehmer gehen die besprochenen Themen unter, sorgen für Verwirrung und einem Gefühl der Verlorenheit. Halten Sie jeden Beitrag fest und veranschaulichen Sie den Prozess idealerweise mit Icons und Bildern oder Grafik-Recording. Dabei geht es nicht um Perfektion oder künstlerisches Talent, sondern nur um das lebendige Erlebnis durch Bildsprache.

 

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