Agile Moderation: Pull-Rollen für mehr Selbstverantwortung – mit Gratis Download der Rollenkarten!

So beteiligen sich alle und tragen gemeinsam die Verantwortung durch Agile Moderation

Du willst mehr proaktive Beteiligung jedes Einzelnen in Meetings? Eine andere Gruppendynamik täte dem Team gut, statt den gleichen Argumenten und Perspektiven der üblichen Protagonisten? Dein Ziel ist, 100 Prozent Verantwortungsübernahme der Teilnehmer für die Ergebnisse, statt Command und Control? Die Zauberformel für mehr Selbstverantwortung heißt Pull-Rollen. So steigerst du die agile Moderation deiner Meetings und Workshops.

Derzeit wird sehr viel über Mindset, also neue Denk- und Verhaltensweisen geredet und geschrieben, doch theoretisches Wissen hilft uns im tatsächlichen Verhalten nur sehr begrenzt weiter. Kaum sind wir in der nächsten Situation emotional betroffen, fallen wir wieder in die alten Muster zurück. Deswegen ist es umso erstaunlicher, wie es uns scheinbar mühelos gelingt, andere Sicht- und Verhaltensweisen zu zeigen, sobald wir eine andere Rolle einnehmen. Jedoch nur dann, wenn wir uns emotional auch damit identifizieren können. Wer schon mal eine systemische Aufstellung miterlebt hat, weiß sehr genau wovon ich schreibe. Aber auch ohne diese Erfahrung kennen wir alle die metamorphotische Kraft von Rollen in unserem Leben.

Metamorphose durch Rollen

Die vermutlich drastischste Metamorphose erleben wir als werdende Mütter oder Väter. Auf mysteriöse Weise entwickelt unsere Psyche mit dieser neuen Lebens-Rolle auch völlig neue Fähigkeiten. Wir kommen mit halb so viel Schlaf aus, nehmen unsere Umgebung anders war, unsere Sinne schärfen sich und unser Gefühlsleben schlägt Purzelbäume. Nicht so drastisch aber dennoch offensichtlich ist die veränderte Denk- und Handlungslogik, wenn wir im Beruf eine neue Rolle einnehmen. Erst kürzlich konnte ich diesen Wandel bei der Ausbildung interner Vertriebscoaches beobachten. Alleine schon durch die neue Rolle entwickelten die sieben Innendienstmitarbeiter eine völlig neue Sichtweise; nicht nur auf ihre Kollegen, sondern auf den ganzen Vertrieb. Sie entdeckten Fähigkeiten und Sichtweisen, die sie vorher in ihrer langjährigen Betriebszugehörigkeit niemals vermutet hätten. So bewertest du beispielsweise die Interaktionen im Team auf einmal aus einer professionellen Distanz heraus und erkennst sogar Zusammenhänge über ihren Bereich hinaus.

Menschen wohnt ein ganz natürliches Talent inne, welches sie in unterschiedliche Rollen schlüpfen lässt. Vorausgesetzt wir können uns gut damit identifizieren, dann werden wir innerhalb von Minuten zum Kunden oder zur Führungskraft und können aus deren Brille heraus eine Entscheidung treffen. Sobald wir uns mit ihr identifizieren können, betrachten wir die Welt anders, eben durch die Augen dieser fiktiven Person. So können uns Rollen buchstäblich Flügel verleihen und uns über unser konditioniertes Wahrnehmen und Denken hinauswachsen lassen. Wie kommt das?

Ursachen des Rollen-Phänomens

Die Ursache dieses Phänomens liegt in unseren Wahrnehmungsfiltern begründet; wir filtern stets und ständig Millionen von Informationen, die über unsere Sinne in uns einströmen. Dazu dienen Filtersysteme (Tilgung, Generalisierung und Verzerrung) die jene unzähligen Informationen zielgerichtet je nach Fokus sieben. Lasse dir das anhand einer kleinen Reflexion aufzeigen: Während du diese Zeilen ließt, nimmst du vermutlich nicht gleichzeitig bewusst wahr, wie dein Herz schlägt und es stets in seinem unverkennbaren Rhythmus Blut durch deinen Körper pumpt. Möglicherweise spürst du auch nicht, wie sich deine Bauchdecke sanft bei jedem Atemzug hebt und senkt und sich dein Brustkorb bei jedem Einatmen weitet und beim Ausatmen wieder zusammenzieht. Erst jetzt, wenn ich dich durch meine Worte dorthin lenke, nimmst du das bewusst wahr. Wir fokussieren automatisch unsere Aufmerksamkeit und blenden die anderen Informationen dementsprechend aus. Ähnlich funktioniert unsere Wahrnehmungsfilterung bei Rollen, mit denen wir uns emotional und rational identifizieren können. Augenblicklich sieben wir die Infos neu und verhalten uns in Folge dessen adäquat zur Rolle anders.

Pull Rollen: Agile Moderation von Meetings und Workshops

Diese menschliche Fähigkeit können wir verstärkt in Meetings und Workshops nutzen. Das Team definiert dazu gemeinsam funktionale Rollen, um den typischen Hindernissen wie ausufernden Diskussionen, miesem Zeitmanagement, langweiligen Beiträgen oder einseitigen Dynamiken entgegenzuwirken. Deine Meetings und Workshop werden dynamischer, die Beiträge interessanter und die Beteiligung steigt augenblicklich. Um das zu erreichen, werden gemeinsam die dazu relevanten Rollen ausgewählt und beschrieben: was sind die Aufgaben des Rolleninhabers? Wann und wie greift er ein? Welche Sichtweise nimmt er ein und wie sorgt er für gute Effekte?

Pull statt Push!

Voraussetzung für die Wirksamkeit in Richtung Selbstverantwortung ist das Pull der Rollen zu Beginn oder während jeder Zusammenkunft.Agile Moderation bedeutet: Die Teilnehmer ziehen sich die Rolle, die sie favorisieren. Wenn ein Team mit den funktionalen Rollen startet empfehle ich die stärkenorientierte Wahl, bei fortgeschrittenen und reifen Teams eigenen sich neue und bisher ungeübte Rollen besonders gut zur eigenen Weiterentwicklung.

Agile Moderation von Rollen – Anleitung:

1. Reflektiere mit dem Team oder den Workshop-Teilnehmern typische Hürden, die die Effektivität der Zusammenkunft behindern: Ausufernde Diskussionen, langweilige Beiträge, einseitige Sichtweisen, mangelnde Konfliktbereitschaft, eintönige Abläufe etc.
2. Definiere Rollen, die diese Hürden aus dem Weg räumen. Fokusbeschleuniger achten auf den richtigen Fokus, Querdenker nehmen bewusst andere Sichtweisen ein, Prinzipienwächter achten auf die Einhaltung von Arbeitsprinzipien und Vereinbarungen…. Benenne die Rollen und beschreibe die Aufgaben und Verhaltensweisen.
3. Um Zeit zu sparen nutze ich in Workshops bereits beschriebene Rollenaufsteller (siehe Download) und lasse die Teilnehmer wählen, welche sie relevant finden und einnehmen möchten.
4. Nutze Aufsteller (wie Namensschilder) oder Anstecker, um kenntlich zu machen wer welche Rolle einnimmt. Wichtig: es reicht, nur wenige relevante Rollen zu verteilen.
5. Frage als Moderator am Anfang die Rolleninhaber nach deren Beitrag. Schon nach kurzer Zeit sind die Rollen so verinnerlicht, dass die Personen sich aus ihrer Perspektive heraus aktiv einbringen.

Bewährte Meeting/Workshop-Rollen für Agile Moderation:

Fokusbeschleuniger

Aufgabe:
Achte während des Meetings/des Workshops auf den vereinbarten Fokus.

To Do:
Heb deine Rollenkarte hoch und gib der Gruppe ein Signal, sobald du den Eindruck hast, eine Diskussion/Übung oder ein Beitrag lenkt vom Ziel ab. Auch wenn ein Teilnehmer zu ausführlich seine Beiträge gestaltet, gibst du einen Hinweis.

Querdenker

Aufgabe:
Achte während des Meetings/des Workshops auf neue Perspektiven und hinterfrage die Gruppenmeinung.

To Do:
Heb deine Rollenkarte hoch und gib der Gruppe ein Signal, sobald du den Eindruck hast, eine Diskussion/ Gruppenmeinung ist zu einseitig und
konsensorientiert.
Sei unbequem und hinterfrage die Entscheidungen und Meinungen, wenn du den Eindruck hast, es gibt eine sinnvolle und wichtige andere Perspektive oder Denkweise.

Persona Kunde

Aufgabe:
Nimm während des Meetings/des Workshops immer wieder die charakteristische Kundensicht ein und betrachte die Entscheidungen aus der Brille des Kunden.

To Do:
Heb deine Rollenkarte hoch und gib der Gruppe ein Signal, sobald du den Eindruck hast, dass die Kundensichtweise und der Kundennutzen nicht mehr im Fokus ist.
Gib der Gruppe bei wichtigen Beschlüssen Feedback aus der Kundensicht.

Persona Stakeholder

Aufgabe:
Nimm während des Meetings/des Workshops immer wieder die charakteristische Stakeholder Sicht ein und betrachte die Entscheidungen aus der Brille des Stakeholders.

To Do:
Heb deine Rollenkarte hoch und gib der Gruppe ein Signal, sobald du den Eindruck hast, dass die Stakeholder Sichtweise für das Ziel relevant ist.
Gib der Gruppe bei wichtigen Beschlüssen Feedback aus der Stakeholder Perspektive.

Prinzipienwächter

Aufgabe:
Achte während des Meetings/des Workshops auf die vereinbarten Werte und Arbeitsprinzipien.

To Do:
Heb deine Rollenkarte hoch und gib der Gruppe ein Signal, sobald du den Eindruck hast, eine Diskussion, ein Verhalten oder ein Beitrag entspricht nicht den vereinbarten Werten und Prinzipien.
Auch wenn der Umgang miteinander nicht mehr den Vereinbarungen entspricht oder nicht alle Meinungen eingeholt und gehört werden.

Time Keeper

Aufgabe:
Achte während des Meetings/des Workshops immer auf die Einhaltung der Zeit und fordere Timeboxing und Einhaltung dessen ein.

To Do:
Heb deine Rollenkarte hoch bzw. stelle eine Uhr und gib der Gruppe ein
Signal, sobald die Zeit nicht eingehalten wird.

Moderator

Aufgabe:
Nimm während des Meetings/des Workshops die Rolle des Moderators ein.

To Do:
Moderiere das Meeting oder den Beitrag. Du bist für die Methoden verantwortlich und dafür, dass alle Beiträge gehört werden. Für die Ergebnisse und Inhalte sind die Teilnehmer verantwortlich.
Visualisiere alle Beiträge und schlage Methoden vor, mit denen das Team ein gewünschtes Ergebnis erzielen kann.

Stärkenfinder

Aufgabe:
Finde bei jedem Teilnehmer in Übungen Stärken heraus und sprich sie aus oder schreibe sie auf.
Melde auch dem Team/Gruppe Stärken zurück (schnelle Entscheidungs­findung, konstruktive Diskussionen, zuhören, beteiligen, etc.).

Pausenhüter

Aufgabe:
Stimme mit der Gruppe Pausen ab und sorge für Einhaltung der Zeit
(Start und Ende).
Sorge außerdem für Aktivierung zwischendurch (Frischluft, kleine Übungen zur geistigen Fitness).

Facilitator

Aufgabe:
Beobachte die Gruppe und deren Interaktionen. Überlege was für die
Selbstorganisation und Dynamik des Teams hilfreich und stärken sein kann.

To Do:
Heb deine Rollenkarte hoch und gib der Gruppe Hinweise, wie sie ein Thema oder eine Aufgabe besser lösen können
Gestalte bei Bedarf einen Rahmen, innerhalb dessen die Teilnehmer zu tragfähigen Lösungen kommen können.
Stell den Teilnehmern bei Bedarf Methoden oder Hinweise zur Verfügung, mit denen sie Aufgaben effektiv bearbeiten können.

Der Artikel erschien in Training Aktuell.

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Einfach ausdrucken, in der Mitte falten und aufstellen.