8 Hebel für richtig gute Meetings

Kennt ihr folgendes Dilemma? Teams brauchen mehr Austausch und Entscheidungskompetenzen, um schneller zu sein und selbstorganisiert für die Kunden handeln zu können. Gleichzeitig brauchen sie mehr Zeit für die Umsetzung und Zusammenarbeit mit den Kunden und den anderen Bereichen, um flexibel und vorausschauend zu handeln.
Je flacher die Hierarchien, desto mehr Besprechungen sind notwendig, um zu informieren, Meinungen zu hören, verschiedenen Interessen und Perspektiven abzuwägen und Entscheidungen zu treffen oder Handlungen zu planen. Doch wenn Teams und Führungsrollen über die Hälfte der Arbeitszeit in Meetings sitzen, wie soll dann noch effektiv gearbeitet werden?

Fazit: Der Schrei nach Lösungen ist laut, der Bedarf an einer neuen Art des Austausches ist hoch. Wir sind demnach gefordert, unsere gesamte Meetingkultur zu überdenken und in Frage zu stellen! Zusammenfassend brauchen wir weniger Meetings, in denen mehr Fokus auf die relevanten Inhalte und Entscheidungen liegt.

Folgende 8 Hebel führen zu weniger und besseren Meetings!

1. Fokus auf ein Thema und Ziel

Flow bedeutet sich voll und ganz auf etwas konzentrieren zu können. Wenn wir im „Flow“ sind werden wir effektiv und haben Freude daran. Das funktioniert nur mit klarem Fokus auf ein Thema und Ziel: Eine Fragestellung wird betrachtet, hinterfragt, erörtert und entscheiden. Wenn wir fokussiert sind können wir effektiv und zielgerichtet denken und handeln. Außerdem gibt es allen Beteiligten ein gutes Gefühl, ein Thema Schritt für Schritt abzuschließen. Wir brauchen Erfolge, um motiviert zu sein.

2. Agenda mit Spielraum

Eine gute Agenda spiegelt meiner Meinung nach den Reifegrad eines Teams wieder: Bei einem neuen Team sollte die Agenda detailliert und vorgeplant sein und gleichzeitig Raum für Interaktionen und Meinungsbildung im Team geben. Ein reifes Team braucht nur noch einen Rahmen und Fokus für das Meeting. Jeder beteiligt sich und kann eigene Agendapunkte vorab einstellen und vorbereiten. Die Priorisierung und Zeiteinteilung erfolgt optimalerweise zu Beginn des Meetings im Team. Dadurch sind die Themen im Vorfeld klar und die Beteiligten wissen, wofür sie sich die Zeit nehmen. Gleichzeitig ist das Team reif genug die Abfolge und Relevanz der Themen an den tagessaktuellen Bedarf flexibel anzupassen

3. Dringlichkeit und Betroffenheit

Wenn Du zu einem Meeting einladen möchtest, frage dich immer, ob das Meeting wirklich erforderlich ist oder eine E-Mail/Anruf etc. reichen würde. Überdenke konsequent aus Nutzersicht welchen Mehrwert es für jeden Einzelnen bietet. Lade ausschließlich ein, wenn die Besprechung zwingend erforderlich und für jeden Beteiligten einen Nutzen bringt. Hier hilft das Gesetz der Füße: jeder der in einem Meeting, zu dem er eingeladen wurde keinen Mehrwert für sich oder die Teilnehmer sieht, kann die Besprechung nach kurzer Begründung verlassen.

4. Zeitverknappung und Gleichverteilung

Ein gleichverteilter Redeanteil ist das A und O jeder guten Besprechung. Dazu eigenen sich Sanduhren oder digitale Uhren bei denen sichtbar ist wie die Zeit verrinnt. Jeder bekommt gleich viel Redeanteil: wenn einer seine Redezeit nicht benötigt kommt der nächste dran.
Zeitverknappung birgt einen wichtigen psychologischen Aspekt: wenn wir unter Zeitdruck über Ideen und etwas Neues nachdenken, dann kann sich der innere Kritiker nicht genug Raum nehmen, um die schönen Einfälle in Frage zu stellen. Kreative Menschen arbeiten unter Zeitdruck und erschaffen unzählige Ideen in großer Varianz bevor zensiert und bewertet wird.

5. Professionelle und abwechslungsreiche Moderation

Bildet in Unternehmen Moderator:innen aus! Eine professionelle Moderation wird Meetings beflügeln und zu einer effektiven Zusammenkunft für alle Beteiligten machen. Methodenvielfalt während der Moderation braucht Wissen und Erfahrung ganz zu schweigen von der neutralen und flexiblen Haltung. Ein guter Moderator ist ein Vorbild für Werte und Prinzipien.

6. Alle Beiträge werden visualisiert und ersparen lästige Protokolle

Eine Moderatorin visualisiert alle Beiträge gleichermaßen. Das sorgt zum einen für Gleichberechtigung und vermindert Wiederholungen. Außerdem ist damit jedes lästige Protokoll hinfällig – was sowieso keiner liest.

7. Jede:r ist beteiligt und bringt sich ein

Wirklich gute Ergebnisse werden durch Perspektivenvielfalt erzielt. Wenn jede:r im Team Teil der Lösung ist und sich damit identifiziert, wird die Umsetzung um ein Vielfaches leichter und schneller gehen. Nutzt schriftliche kurze Abfragen, statt endlosen Diskussionen

8. Effektivität und Umsetzungsgrad

Meetings ohne Entscheidungen sind nutzlos. Die Nachhaltung und Umsetzungskraft einer Zusammenkunft ist das Resultat der gesamten Veranstaltung. Anders ausgedrückt: wenn Meetings und Workshops effektiv und interaktiv gestaltet und durchgeführt werden, ist die Nachhaltung ein Ergebnis davon.

8 Hebel für richtig gute Meetings