Serie OKR • Teil 2: OKR Meetings – ein Muss im OKR-Zyklus

Wenn wir von agilen Frameworks oder Methoden sprechen, dann dürfen Meetings nicht fehlen. Teil 2 unserer Blogreihe zum Thema OKR beschäftigt sich mit den regelmäßigen Treffen, die ein integraler Bestandteil der Methodik und unserer OKR Coach Ausbildung sind. 

OKRs sprechen hierbei meist auch von Events.

Gerade im agilen Arbeiten sind sie ein unverzichtbarer Bestandteil. Ganz nach dem agilen Manifest, in dem es heißt: „Menschen und Interaktionen vor Prozessen und Werkzeugen“, will Agilität den Fokus auf den gegenseitigen Austausch und die damit verbundene Kommunikation und Interaktion setzen.

Wer miteinander im fokussierten Dialog steht, kann voneinander lernen und sich stetig verbessern. 

Auch bei OKRs ist das nicht anders. Denn gerade eine komplexe Methode wie OKR (Objectives & Key Results) braucht diese stetige Verbesserung, um langfristig Erfolge generieren zu können. Schlaue Köpfe begründen die Wirkung von OKR´s in erster Linie durch die automatisch verstärkte Kommunikation.

Wir möchten Euch die relevanten Meetings im OKR Zyklus zeigen und Hinweise zur gelungenen Moderation an die Hand geben.

Event 1: Das Planungsmeeting / Plannings

An Anfang eines jeden OKR-Zyklus steht das Planungsmeeting. Bei dieser Art von Meeting geht es darum, dass sich alle Teams gemeinsam mit den vom Management festgelegten Zielen der Organisation beschäftigen. In jedem Planungsmeeting besprechen die Team-Mitglieder die Unternehmensvision und die daraus abgeleiteten Moals (Mid-Term-Goal, mittelfristige Ziele, welche auf ein Jahr ausformuliert werden). Sie formulieren ihre eigenen kurzfristigen Ziele, also ihre OKRs. Dabei geht es darum, möglichst klar und fokussiert zu formulieren, was der jeweilige Teambeitrag zur Erreichung der Vision innerhalb der nächsten 3–4 Monate beiträgt (Objectives) und wie genau die Erreichung dieses Beitrages messbar sowie sichtbar gemacht werden kann. (Key Results) 

Dabei ist darauf zu achten, dass sich das Team auf nicht mehr als 3–4 Objectives für den kommenden Zyklus einigt und zu jedem dieser Objectives, maximal ebenfalls 3–4 Key Results definiert.

Am Ende werden die festgelegten OKRs nochmals gegen Moals und Vision gecheckt, um sicher zu stellen, dass alles zusammenwirkt.

Plant für das Planning ruhig ein wenig mehr Zeit ein. Gerade in unerfahrenen Teams kann dieses Event auch mal ein wenig länger dauern. Aus unserer Erfahrung sind 3–4 Stunden sicherlich ein gutes Zeitfenster. 

Die Moderation des Meetings übernimmt der OKR Coach/Master.

Event 2 : Wöchentliche Meetings / Weeklies

Arbeiten mit OKRs bedeutet Arbeiten im Fokus. Um Fokus zu halten und stetig für Transparenz zu sorgen, trifft sich das OKR Team einmal wöchentlich zu einem festgelegten Termin. Dieses Event wird als OKR Weekly bezeichnet und ist ein fester Bestandteil des Frameworks. Dabei geht es im Weekly nicht darum, Stunden darauf zu verwenden, alle Themen des Tagesgeschäftes zu diskutieren, sondern viel mehr um einen regelmäßigen Abgleich der Aufgaben, die im Team erledigt werden. Weeklies sind zeitlich begrenzte Treffen, maximal 30 Minuten lang, in denen die Teams über ihre aktuellen Bearbeitungsstände sprechen, sich die Zielerreichung ihrer Objectives & Key Results anschauen, Hindernisse weitergeben und sich die Frage stellen, was noch benötigt wird, um den Zyklus erfolgreich abzuschließen. 

Der OKR Master nimmt auch hier die moderierende Rolle ein, trägt dafür Sorge, dass alle Teilnehmenden zu Wort kommen und nimmt Hindernisse auf, die er löst oder zur Lösung weitereskaliert. 

Event 3: Die Reviews

Am Ende eines Zyklus treffen sich alle Beteiligten zu einem Review-Meeting, bei dem es darum geht, die Erkenntnisse und Umsetzungen aus dem vergangenen Zyklus zu reflektieren und Learnings daraus zu ziehen. Die Kernfragen des Meetings sollten sein: 

1. Was haben wir im letzten Zyklus gelernt?
2. Was hat dazu beigetragen, dass wir unser Ziel so gut erreicht haben?
3. Was ist der Grund, warum wir unsere Ziele nicht erreicht haben?

Die Zielsetzung eines Reviews ist es also, alle Vorhaben noch einmal zu betrachten und daraus Schlüsse zu ziehen, aus der Vergangenheit zu lernen und sich im nächsten Zyklus zu verbessern. Auch hier ist der OKR Master wieder der Moderator und sorgt für Fokus und die Einhaltung des Zeitrahmens. Wir planen für eine Review mindestens 2 Stunden ein.

Event 4: Die Retrospektive / Rückblickende Meetings

Oftmals werden in der Praxis Review und Retrospektive miteinander verwechselt oder gar vermischt, doch sind beide Meetings eindeutig voneinander zu trennen. Geht es bei der Review um Prozess und Zielerreichung, betrachtet die Retrospektive die Zusammenarbeit im Team aus systemischer Sicht. Für einen gelungenen Austausch braucht es mindestens ein Zeitfenster von 2 Stunden und ganz besonders wichtig, einen geschützten Raum, in dem sich das Team über die wesentlichen Themen der Zusammenarbeit austauschen und diese optimieren kann. Ziel der Retrospektive ist es, aus Fehlern der Vergangenheit zu lernen und Optimierungen in der Teamarbeit sofort zu integrieren. Wir haben uns mit Retrospektiven schon einmal intensiv in folgendem Blog-Artikel beschäftigt:

» Agile Retrospektiven als Super Power für Wir-Kultur und Outcome

Neben den genannten Meetings braucht es bekanntlich in der Zusammenarbeit auch noch die ein oder andere weitere Abstimmung, insbesondere dann, wenn verschiedene Teams an strategischen Themen arbeiten. Tiefer auf diese Materie gehen wir in unserer » Blogserie zum Thema agile Meetings ein. Für den Abgleich auf Ebene der OKRs sind aber die 4 genannten Meetings absolut ausreichend und gleichzeitig ein Muss für ein Gelingen des Frameworks.

Auch wenn Teams manchmal an der Durchführung zweifeln, stellen wir immer wieder im Laufe der Zeit einen Erkenntnisgewinn fest. So haben wir z. B. in einer unserer letzten Begleitung eines OKR Teams nach einigen Wochen die Rückmeldung bekommen, dass Weeklies so wertvoll wären, um immer wieder an die Aufgaben erinnert zu werden und sich im Team zu synchronisieren. Genauso sind die Learnings, die in Retrospektive und Review gewonnen werden, wertvolle Handlungsoptionen für den nächsten Zyklus. Teams erleben einen kontinuierlichen Lern- und Optimierungsprozess.

Wir, vom Team Claudia Thonet, wünschen viel Erfolg mit Euren OKR-Events. 

Unser erster OKR-Blogbeitrag zum nachlesen:

» Die 5 Erfolgsfaktoren zur Einführung von OKRs