Reviews: die gelebte Kundenzentrierung

Während andere von Kundenzentrierung und Anpassungsfähigkeit nur reden, machen agile Teams Reviews!

Um in der schnelllebigen Digitalisierung attraktive Produkte oder Services zu liefern, bedarf es kurzzyklischer Überprüfung der erzielten Ergebnisse und das direkte Feedback aus Nutzer:innensicht, um jede Entwicklungsphase zur Optimierung zu nutzen.

Die Review ist ein Arbeits-Meeting, in dem das Team seinen erzielten Fortschritt überprüft und dem Product Owner, Kund:in oder anderen Stakeholdern das Inkrement aus der letzten Arbeitsphase vorführt. Ziel ist ein vorzeigbares und nutzenstiftendes Ergebnis oder Teilprodukt zu zeigen, anhand dessen die Stakeholder die Wirkung erleben und bewerten können. Das Team bekommt Feedback zu dem Produkt/Projektstand. Eine Review dauert zwischen 1–2 Stunden.

Reviews dienen der iterativen Anpassung neuer Angebote für Kund:innen. Teams erfahren damit regelmäßig und direkt, wie gut ihre Ergebnisse die Kundenbedarfe erfüllen und was sie in der nächsten Arbeitsphase anpassen können. Der größte Nutzen von Reviews ist das Feedback von Kund:innen und Stakeholdern.

Was bringen Reviews?

• Das Team prüft durch eigene Analysen und durch die Demonstration und Zusammenfassung der Ergebnisse den eigenen Grad der Umsetzung und Zielerreichung.
• Ergebnisse werden in jeder Phase attraktiver für die Kund:innen.
• Reviews sparen Zeit und Kosten, indem wirkungslose Items frühzeitig erkannt und  verwerfen werden und die Produkte von Review zu Review besser werden.

Wie läuft es ab?

Zur Vorbereitung findet das Team eine Variante, wie das Produkt, die Dienstleistung oder der Prozess erlebbar demonstriert werden kann. In jedem Fall ist eine Live-Demo das Mittel der Wahl, indem die Funktionalität erlebt und direkt beurteilt werden kann. Weder Power Point noch Tabellen-Kalkulationen sind erlaubt.

• Das Team analysiert seinen Fortschritte durch Analyse Tools wie Burndown Charts, Lead Time Messung etc.
• Neben dem Produkt Owner werden Vertreter:innen von Kund:innen und Stakeholdern eingeladen.
• Der:die Moderator:in analysiert und beschreibt den Ablauf der aktuellen Iteration, um die Besucher:innen zu informieren.
• Dazu wird die Umsetzungsphase anhand der passenden Methoden und Tools analysiert und bewertet.
• Auch die Relevanz und die Ziele der Umsetzungsphase werden kurz zusammengefasst.
• Das Team zeigt seine Arbeitsergebnisse in möglichst plastischer Form. Die Anwesenden sollen die Funktionsweise und die Wirkung erleben.
• Der:die Review-Moderator:in ermutigt zu Feedback und zum Austausch zu den einzelnen Funktionen. Das Feedback wird festgehalten.
• Gemeinsam werden Anpassungen und Optimierungen besprochen und für die nächste Iteration integriert.
• Als Feedback-Methode nutzen wir gerne den Starfish, der eigentlich als Retrospektiven-Format bekannt ist. Wir finden ihn ideal als Feedback zum Teilprodukt oder Prozess. Durch die 5 Perspektiven ist die Rückmeldung differenziert und strukturiert.
  MORE: Wovon mehr?
  LESS: Wovon weniger?
  KEEP: Was beibehalten?
  START: Was starten, neu machen, zusätzlich tun?
  STOP: Was aufhören, stoppen, nicht mehr tun?
• Wir lassen erst jede:n Beteiligte:n (inklusive des Teams selbst) in Stillearbeit Notizen zu den 5 Ebenen erstellen, bevor das im Plenum ergänzend zusammengetragen und besprochen wird.

Welche typischen Hürden gibt es?

• Die Arbeitspakete sind nicht fertiggestellt und das Teilprodukt ist fehlerhaft oder unvollständig. Zeigt insbesondere in agilen Projekten Fehlertoleranz und haltet trotzdem die Review ein. Zeig einfach das, was bisher erschaffen worden ist, und erläutert die Hindernisse.
• Rechtfertigungen, Vorwürfe oder Diskussionen („Warum hat das so lange gedauert, X fertigzustellen?“) sollten vermieden werden.
• Manager:innen nehmen sich nicht die Zeit für die Review oder wollen lieber alles mit der Führungskraft besprechen. Das spiegelt den Kulturwandel. Nicht mehr die Führung klärt relevante Entscheidungen untereinander, sondern die selbstorganisierten Teams. Für diesen Wandel braucht es Stringenz – und gerade die Manager:innen müssen als Vorbild unterstützen.

Welche Tipps und Tricks aus der Praxis helfen?

Folgende Varianten nutzen wir gerne für die Live-Demonstration des Inkrements:

• Video: Das Team dreht einen Film mit den bisherigen Funktionsweisen des Service-Angebots für Kund:innen.
• Staging: Das Team spielt eine Sequenz der Dienstleistung bzw. des Prozesses vor.
• Live-Demo: die Software oder andere Produkte werden live vorgeführt und Funktionen ausprobiert.
• Customer Journey: die Kundenreise wird gebastelt und dreidimensional als Modell digital oder haptisch nachgebildet und vorgeführt.

Wie funktioniert es in der Online-Variante?

In der Online-Variante braucht das Team teilweise andere Varianten, um das Inkrement vorzuführen.

• Videos lassen sich genauso einbinden wie in Präsenz.
• Rollenspiele funktionieren durch die getrennten Arbeitsplätze des Teams anders.
• Software-Vorführungen sind gleich.
• Modelle lassen sich durch die Kamera vorführen oder werden gleich auf der Online Plattform gebaut.

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