Planning, Meeting, IconGestresst und genervt von Work-Overload und dem Gefühl, vor lauter Aufgaben nicht voran zu kommen? Unerledigte Aufgaben stapeln sich und die unfairen Verteilungen im Team macht das Ganze noch schlimmer?
Wenn Ihr die Kunst des Planning Meeting wirklich verstanden habt, hat das Dilemma ein erreichbares Ende!

Im Planning Meeting schnürt und priorisiert das Team die Arbeitspakete, die zur Umsetzung von Neuerungen oder zur Erstellung von Produkten anfallen und schätzt den Aufwand für jede Aufgabe konkret ein. Das Planning Meeting kommt aus dem Framework Scrum. Wir finden es unabhängig von Scrum aber auch für jede andere Arbeitsweise von Teams entscheidend, um sich gemeinsam die Zeit für eine realistische Planung als Basis zur erfolgreichen Umsetzung zu nehmen. Immer dann, wenn neue Aufgaben und komplexe Zusammenhänge geplant werden.

Sowohl neue Angebote oder Services wie auch interne komplexe Veränderungen müssen von Teams im Planning Meeting gut geplant und priorisiert werden. Passende und strukturierte Aufgabenpakete sind der Schlüssel zur schnellen und engagierten Abarbeitung. Die Aufgabenpakete können sowohl operative Arbeiten wie auch strategische Schritte zu einem Ziel beschreiben. In der Planung werden zum einen alle Aufgaben zur Umsetzung eines Produktes oder Prozesses geplant und beispielsweise in einem Backlog (Aufgabenspeicher) festgehalten. Zum anderen werden die Aufgaben zeitlich eingeschätzt und priorisiert, die in der nächsten Iteration umgesetzt werden sollen. Die gemeinsame Strukturierung und Priorisierung bringen dem Team nicht nur Klarheit über die Aufgaben, sondern führen außerdem zu einem gemeinsamen Fokus auf das angestrebte Ergebnis

 

Wie läuft ein Planning Meeting ab?

Nachdem der Sinn und Zweck der Aufgaben transparent besprochen und geklärt ist, werden die einzelnen Arbeitspakete geschnürt. Gibt es eine:n Product Owner, dann ist es ihre:seine Aufgabe, Arbeitspakete aus Nutzersicht zu beschreiben und sie dem Team vorzustellen. Gibt es keinen Product Owner, dann formuliert das Team die Arbeiten gemeinsam oder in Kleingruppen und unterteilt die Pakete so, dass Sie innerhalb von wenigen Tagen erledigt werden können. Das Team priorisiert die Aufgaben und entscheidet, welche Pakete innerhalb der kommenden Iteration umgesetzt werden. Dazu wir der Aufwand zur Bearbeitung der Arbeiten abgeschätzt. Das kann spielerisch erfolgen und anhand von Pokerkarten (Planning Poker) gespielt oder auch durch T-Shirt-Größen (XS, S, M, L, XL) kategorisiert werden.

 

Was sind typische Hindernisse?

Oftmals werden Arbeitspakete zu groß und komplex geschnürt. Derjenige, der das Paket übernimmt, ist in Folge dessen zu lange damit absorbiert. Das beeinträchtigt die Effizienz des ganzen Teams. Sind die Anforderungen aus Nutzersicht nicht klar erkennbar, werden Aufgaben nicht zufriedenstellend gelöst und erzeugen Mehraufwand.

 

Welche Tipps und Tricks aus der Praxis helfen?

Lasst das Team nach der Definition und Priorisierung der Aufgaben zunächst per Planning Poker den Aufwand schätzen. Meist werden die Aufgabeninhalten dadurch erst klarer und einheitlicher verstanden. Sobald ein Paket über Größe L geschätzt wird, versucht es in kleinere Arbeitsschritte zu unterteilen. Sind die Tasks zu groß, werden sie von keinem gezogen und blockieren den Workflow.

Planning Poker

 

Wie funktioniert das Planning Meeting in der Online-Variante?

Ähnlich wie das Delegation Poker wird auch beim Planning Poker der Aufwand per Voting Session mit den Planning Poker-Karten geschätzt. Alternativ gibt es bei Miro auch Apps, mit denen Planning Poker gespielt werden kann.

 

Planning Board

Planning Board