Safe Spaces – Sichere Meetings und Workshops in unsicheren Zeiten schaffen

Je unsicherer und beängstigender unser Umfeld ist, desto mehr sehnen sich Menschen nach Sicherheit und Vorhersehbarkeit. Das sind zwei Bedürfnisse, die jeden Menschen bewegen und dementsprechend bei Erfüllung Zufriedenheit schaffen und bei nicht Erfüllung das Gefühl von Bedrohung auslösen. Auch wenn niemand faktische Sicherheit und Vorhersehbarkeit gewähren kann, so können wir dennoch gerade in der Kommunikation psychologisch sichere Räume gestalten, in denen Menschen ihre Meinungen und Gefühle offen äußern können und respektiert werden.

Vor allem in Meetings, die das Herzstück der Kommunikation sind, ist ein psychologisch sicherer Raum besonders relevant. Leider findet hier oftmals genau das Gegenteil statt: Menschen trauen sich nicht zu sagen, was sie wirklich denken, geschweige denn fühlen aus Angst vor Unverständnis, Ablehnung oder Ausgrenzung. Der Auftrag jeder guten Kommunikation ist Austausch, gemeinsames Lernen und Perspektivenvielfalt zu fördern, um gemeinsam besser zu werden. Reine Infoveranstaltungen sind in der heutigen Zeit obsolet, betreutes Vorlesen braucht kein Mensch und Folienschlachten sind schlichtweg langweilig. Dabei spielen Besprechungen, Kick-offs und Workshops innerhalb und außerhalb der Teams, das entscheidende Kriterium, anhand dessen man den Grad der Reife und Transformationsfähigkeit einer Organisation bestimmen kann. In Meetings werden u. a. neue Projekte zur Verbesserung der Kundenanforderungen initiiert, Informationen und Bearbeitungsstände transparent gemacht, Aufgaben priorisiert, Entscheidungen getroffen, Stärken und Ressourcen effektiv verteilt und Hindernisse angesprochen und beseitigt. Kick-offs dienen der gemeinsamen Zukunftsgestaltung und Inspiration. Workshops sind Orte zum gegenseitigen Lernen und zur Steigerung der Transformationsfähigkeit.

Doch wie viele Meetings kennst du, bei denen du sicher bist, weißt wozu du dabei bist und welchen wichtigen Beitrag du leistest oder bei denen du wirklich aussprichst, was du denkst und fühlst oder dich lieber zurückhältst, weil du Konsequenzen fürchtest? Wie gut wird in Meetings für eine faire Verteilung der Beiträge gesorgt und wichtige Konflikte zum Wohle der Betroffenen geklärt? Doch genau diese Faktoren sind für einen Safe Space in Meetings so entscheidend, damit wir wissen, was die Organisation bewegt und wo es Hindernisse und Störungen gibt.

Fazit: Je mehr Veränderungen uns bewegen, desto sicherer müssen unsere Meetings gestaltet sein, damit wir eine aufrichtige, wirkungsvolle und nachhaltige Kommunikation ermöglichen.

Folgende Elemente machen Meetings sicher:

1. Sicherer Rahmen 

Auch wenn Inhalt und Thema der Veranstaltung schon im Vorfeld kommuniziert worden sind, gibt es doch bei den Teilnehmenden oftmals Unklarheiten, warum wir uns zu einem bestimmten Thema zusammenzusetzen.

Um diese zu beseitigen, nutzen wir eine Struktur aus vier W-Fragen und beantworten damit die häufig unausgesprochenen Fragen, die die Teilnehmenden mehr oder weniger bewusst beschäftigen, wenn sie einer Veranstaltung beiwohnen.

Auf diese Art und Weise können wir jeden Teilnehmenden emotional abholen und ihn dank seiner persönlichen Bevorzugung auf das Thema des Tages vorbereiten.

Fazit: Sorge dafür, dass alle 4 W-Fragen für jeden Teilnehmer geklärt sind:

• Was besprechen wir?
• Warum bin ich hier?
• Wohin soll es führen?
• Wie gehen wir vor?

2. Sichere Rollen

Sehr viel Sicherheit können wir durch klare Rollen und Zuständigkeiten schaffen. Denn in Meetings oder Workshops geht es oft um unterschiedliche Perspektiven. Wer schaut mit welcher Brille auf die komplexen Themen und wie verteilen wir Verantwortlichkeiten? Um das gut zu bewältigen, können wir ein ganz natürliches Talent nutzen, welches Menschen innewohnt:
Vorausgesetzt, wir können uns gut mit einer Rolle identifizieren, dann werden wir innerhalb von Minuten zum Kunden oder zur Führungskraft und können aus deren Brille heraus eine Entscheidung treffen. Sobald wir uns mit ihr identifizieren können, betrachten wir die Welt anders, eben durch die Augen dieser fiktiven Person. So können uns Rollen buchstäblich Flügel verleihen und uns über unser konditioniertes Wahrnehmen und Denken hinauswachsen lassen. Wir fokussieren automatisch unsere Aufmerksamkeit und blenden die anderen Informationen dementsprechend aus. Ähnlich funktioniert unsere Wahrnehmungsfilterung bei Rollen, mit denen wir uns emotional und rational identifizieren können. Augenblicklich sieben wir die Infos neu und verhalten uns infolgedessen adäquat zur Rolle anders. Werden die erforderlichen Perspektiven also in Form von Verhaltensrollen verteilt, dann hilft das enorm der Klarheit und Sicherheit und bringt uns gleichzeitig diverse Sichtweisen mit hinein.

Fazit: Klär die Rollen und Verantwortlichkeit:

• Wer moderiert und wer hat professionelle Distanz und Neutralität?
• Wer sorgt für Timekeeping?
• Wer hat den Transfer im Blick? 

3. Sicheres Verständnis

Die meisten Menschen haben einen ausgeprägten visuellen Lernkanal und können viel besser folgen, wenn das Wichtigste visualisiert wird. Erst recht bei komplexen Themen sind wir beim reinen Zuhören schnell verloren und brauchen Bilder und geschriebene Worte, um das Gedächtnis zu unterstützen und zu entlasten. Ebenso decken Visualisierungen Missverständnisse auf, indem alle das Sichtbare nachvollziehen und gegebenenfalls korrigieren können. Und ganz wichtig: Das Festhalten der Entscheidungen und Verantwortlichkeiten sichert die Ergebnisse und damit die Umsetzung.

Fazit: Visualisiert alle Beiträge und Ergebnisse und sorge für nachhaltige Umsetzung (wer macht was bis wann?)

4. Sichere Vereinbarungen

Vereinbarungen dienen dazu, dem Meeting einen Rahmen zu geben, nach dem wir alle handeln und dem wir uns verschreiben. Hierbei ist es besonders wichtig, dass die Vereinbarungen gemeinsam in der Gruppe beschlossen und aufgeschrieben werden, damit auch alle Beteiligten damit einverstanden sind und sich darauf verständigen. Hierbei ist es besonders wichtig, dass die Vereinbarungen gemeinsam in der Gruppe beschlossen und aufgeschrieben werden, damit auch alle Beteiligten damit einverstanden sind und sich darauf verständigen.

Der Vorzug der Vereinbarung gegenüber der bisherigen Meeting-Regel-Version ist der, dass sich die Teilnehmenden gemeinsam auf eine Arbeitsweise verständigen und sich auch in der Gruppe auf das jeweilige Regelwerk einigen. Somit entsteht so etwas wie eine Selbstverpflichtung, sich an die gemeinsamen Vereinbarungen auch zu halten, welche auf einer Flipchart im Raum aufgeschrieben und von allen Anwesenden abgenickt worden sind. Vereinbarungen entstehen also in einer Konsens-Entscheidung. 

Fazit: Mit Vereinbarungen stellen wir sicher, dass das Meeting den Grundbedürfnissen bezüglich der Umgangsweisen der Teilnehmenden entspricht.

5. Sichere Emotionen → durch Check-in und check-outs

Neben der Vorstellung der Personen und Inhalte gilt es, die Teilnehmer emotional abzuholen. Bei diesem Punkt gibt es immer wieder Diskussionen darüber, ob dieser Schritt überhaupt wichtig oder zielführend ist. Das liegt oftmals an der Hypothese, dass persönliche Befindlichkeiten in beruflichen Meetings nichts zu suchen hätten – oder schlimmer noch: Emotionen lenken vom eigentlichen Thema ab. Dagegen stellen wir eine zentrale These des agilen Manifestes: Individuen und Interaktionen haben Vorrang vor Prozessen und Tools. Denn nur selten gelingt es Menschen, ihre Emotionen an der Eingangstür zum Meeting abzugeben. Hier geht es nicht darum, Befindlichkeiten zu diskutieren, sondern sie einen kurzen Moment wahrzunehmen und auszudrücken. Wenig überraschend ist, dass die Teilnehmenden dadurch besser präsent sind und sich dann besser auf die sachlichen Themen einlassen können. Emotionen bzw. Gefühle sind für uns handlungsleitend und haben einen nicht gerade geringen Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung. Einmal ausgesprochen, ist eine gewisse Klarheit vorhanden, sodass das Meeting erfolgreich werden kann. Unterschwellige Emotionen und nicht besprochene Gefühle führen zu Hemmungen. Die Tatsache, dass jeder seine Gedanken einmal im Raum geteilt hat, lässt das Vertrauen untereinander wachsen. Das führt zu Rücksichtnahme oder auch manchmal zur Bearbeitung der Thematik und damit zu einer Klarheit und einem gemeinsamen Verständnis. 

Fazit: Die Teilnehmer rational und emotional abzuholen führt zu mehr Aufmerksamkeit und Beteiligung in Meetings.

6. Sichere Struktur

Strukturen und Rituale als wiederkehrende Elemente sind in Veränderungen ein wesentlicher Bestandteil um einen Safe Place zu erschaffen. Rituale reduzieren die Komplexität. Sie schaffen sichere Hafen in unbeständigen Umfeldern. Eine klare Struktur der Meetings und ein wiederkehrender Rhythmus der unterschiedlichen Anlässe schafft Sicherheit. Da wir nicht die widerstrebenden Anforderungen gleichzeitig bewältigen können ist es umso wichtiger jeder Anforderung Zeit einzuräumen bei der diese im Fokus steht. Kümmern wir uns beispielsweise heute um das Planen der nächsten Wochen oder beschäftigen wir uns mit der Teamdynamik und unserer Zusammenarbeit. Beides gleichzeitig wird schief gehen – deswegen bearbeiten wir beide Anliegen zu unterschiedlichen Zeiten. Im Planning ist der Fokus auf die Planung und in der Retrospektive ist der Fokus auf die Zusammenarbeit.

Fazit: Sorge für sichere Strukturen durch das Einhalten der Agenda Topics und durch stimmige Rhythmen und Wiederholungen. Wie lange und wie oft findet welches Meeting statt?

In unserer Ausbildung zum Facilitator lernst du sichere Meetings und Workshops zu schaffen und wirst zum Initator in Zeiten der Veränderung.