Agile Transformation – Unternehmen und Teams im Wandel

Die Kultur, Struktur und Prozesse eines Unternehmens oder eines Teams sind das Ergebnis einer Entwicklung von vielen Jahren, manchmal sogar von Jahrzehnten. Doch oftmals ist dieses Handeln und Streben leider nicht mehr „zeitgemäß“, es ist zu stark nach innen gerichtet und die entstandenen Muster sind eingerostet. Fatalerweise fehlt sogar das Update der Verbindung zu Kunden und Partnern sowie der Anschluss zum agilen Wandel der (Wirtschafts-)Welt. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich solche Organisationen schnellstmöglich den aktuellen Gegebenheiten und Entwicklungen anpassen und damit die eigene Agile Transformation voranbringen. Der Ruf nach Anleitungen und Erfolgsrezepten ist dann umso lauter.

Oftmals fehlt schon ein Grundverständnis: Was ist überhaupt eine „Agile Transformation“? Wie dringlich und erforderlich ist es die Agilität zu steigern und wozu ist Agilität sinnvoll? Auch wenn es keine Anleitung und kein Rezept geben kann: Mit den 7 Phasen der Agilen Transformation geben wir dir ein Werkzeug an die Hand, an dem du dich orientieren kannst, damit die Veränderung im Sinne von Unternehmen und Mitarbeitern ein Erfolg wird. Du wirst erstaunt sein, welche neuen Perspektiven und Antworten sich alleine schon durch den Prozess damit für dich, dein Team oder deine Organisation eröffnen!

Agile Transformation – was ist das?

Um weiterhin und in der Zukunft erfolgreich zu sein muss sich also ein Unternehmen oder Team mit seinen Prozessen, seiner Kultur oder Struktur dem stetigen Wandel des Marktes anpassen – beispielsweise auch der fortschreitenden Digitalisierung. Dies ist eine fortlaufende Veränderung, die von Proaktivität und Schnelligkeit geprägt ist und einer sensiblen Wahrnehmung aller Beteiligten für Veränderungen bedarf. Indem der Blick geweitet und die individuelle Freiheit gestärkt wird, transformiert sich ein vorher (vielleicht) eher „diktatorisch“ geführtes Unternehmen im Laufe der Zeit zu einem mit demokratischen Kulturansätzen und einem ganz anderen, viel dynamischeren Blick auf die Welt mit einer neuen Agilität.

Was bedeutet agiles Arbeiten überhaupt?

Neben den crossfunktionalen, selbstorganisierten Teams, die für die Nutzer Mehrwert schaffen und proaktiv die Zukunft gestalten, zeichnet sich agiles Arbeiten auch durch eine hohe Umsetzungsdisziplin und Ergebnisorientierung aus. Selten erlebt man so strukturierte und engagierte Teams wie in agilen Kontexten. Wenn der Reifegrad stimmt, zieht hier jeder mit, ist identifiziert und setzt sich voll und ganz ein. Auch ohne disziplinarischen Vorgesetzte gibt es Führung durch die Rollen im Team und die OKR´s, auch ein Framework wie Scrum oder Kanban führt und gibt klare Rahmen vor. Entscheidungen dauern zwar oftmals bis endlich ein Konsens oder Konsent gefunden wird, doch dann trägt das Team die Konsequenzen der Entscheidung auch. Natürlich gibt es Sollbruchstellen, Nachteile und Hindernisse, doch zurück zur alten Hierarchie wollen die wenigsten.

Eine Universallösung für alle?

Organisationen, ihre Kulturen und Anforderungen sind so vielfältig wie die Zahl der Unternehmen selbst. Wenn du deine Organisation einem Wandel unterziehen willst, gibt es deshalb leider auch keine „One-fits-all“-Strategie – Ihr müsst euch schon die Mühe machen und dafür euer ganz eigenes Erfolgsrezept finden. Denn schließlich hat sich der „Geist“ – die Unternehmenskultur – über eine lange Zeit entwickelt und benötigt eine individuelle Herangehensweise, damit eure agile Transformation ein Erfolg wird. Das heißt nicht, dass der Wandel irgendwann „beendet“ ist – dieser Prozess dauert kontinuierlich so lange an, wie es euer Unternehmen gibt.

Vor dem eigentlichen Start

Natürlich gibt es grundsätzliche Anregungen, die zu Beginn sicherlich hilfreich sind:

1. Schafft ein gemeinsames Verständnis für die Dringlichkeit und den Sinn des Wandels zu mehr Agilität und entwickelt eine Vision aus Kundensicht. Entlarvt und analysiert eure Bremsklötze und Schmerzpunkte. Dazu helfen Interviews mit Stakeholdern und Customer Journeys mit internen sowie externen Kunden und Partnern.
2. Bildet interdisziplinäre, agile Navigationsteams, die sich mit der Veränderung der Steuerung, Planung, Koordination, Architektur, Personalentwicklung etc. in synchronisierten Sprints beschäftigen und als Schwarm kollaborieren. Initiiert Nutzerteams rund um die Produkte und Services, deren Aufgabe es ist, die Pains (Schmerzen) der Kunden von heute und morgen zu lindern und deren Gains (Gewinne) zu erhöhen. Lasst diese über alle Horizonte der agilen Transformation hinweg einmaligen Erlebnisse für die Nutzer entwickeln und ausliefern.
3. Erschafft außerdem Möglichkeiten und Tools zur unternehmensweiten Transparenz und Kollaboration. Reflektiert auf allen Ebenen die Fortschritte bezüglich eurer Vision und sorgt in den Kernteams für ambitionierte Ziele und Ergebnisse.

Wie gesagt, es gibt keinen Anfangs- und Endzustand einer Veränderung, sondern einen dynamischen Wandel – denn eure Mitarbeiter und auch ihr lernt nun kontinuierlich dazu. Die sogenannte iterative Transformation findet in wiederkehrenden Schleifen statt. Sowohl die Kultur, die bestimmt, euch miteinander interagiert, wie auch eure Methoden und Strukturen werden dabei ständig an neue Anforderungen des Marktes angepasst und optimiert. Das ist ein Riesenschritt und bedeutet vor allem eins: den Abschied vom ach so bequemen „festem“ Zustand und vermeintlich sicheren Planungsdenken der alten Schule!

Meta-Fragen für die Führungsebene

Doch der Wandel gelingt nur wenn sich ALLE daran beteiligen – natürlich auch die Führungsebenen!  So ist es überaus wichtig, dass Sie sich dafür auch im Management folgende Meta-Fragen immer wieder stellen:

• Wie wendig und agil begegnen wir den ständig veränderten Anforderungen unseres Marktumfelds?
• Welche Hebel nutzen wir, um die Motivation und Verantwortungsübernahme unserer Teams zu steigern?
• Womit stellen wir radikale Fokussierung auf Kundenbedürfnisse sicher?
• Wie werden wir schneller und verteilen sinnvoll Verantwortung?
• Womit identifizieren sich unsere Teams und schaffen dadurch für Nutzer und Partner einen spürbaren Mehrwert?

Die 7 Phasen der agilen Transformation

Jetzt ist die Zeit gekommen, mit den 7 Phasen der agilen Transformation zu starten – mit allen für alle:

1. Bestandsaufnahme: Wo steht ihr? Agilitätsgrad und Kulturstil

Beginnt beim Grad der Agilität. Euer Unternehmen ist bereits agil, sonst wäre es nicht mehr auf dem Markt erfolgreich. Zunächst analysiert ihr eure Agilitätsfaktoren und baut dann darauf eine agile Transformation auf. Es ist effizienter, Vorhandenes zu stärken und weiterzuentwickeln, als bei den Entwicklungsfeldern anzufangen. Beginnt eure agile Transformation mit einer guten Kick-off-Veranstaltung oder Open Space Agility-Events. Transportiert den rationalen und emotionalen Sinn und Nutzen für eure Kunden, die Organisation, die Teams und jeden Einzelnen.

2. Setup und zur Befähigung agiler Kern-/Transformationsteams

Mitarbeiter aus interdisziplinären Bereichen, die Lust und Laune an dem Experiment der agilen Keimzelle haben, sind hier gefragt. Ideal ist es, ein interdisziplinäres Team zu gestalten, welches die Organisation gut abbildet. Dieses divergente Team entwickeln Sie professionell zu einer guten Keimzelle.

3. Deep Dive: Muster downloaden und die 5 Ebenen der Organisation beobachten und ergründen

Das Kernteam beobachtet und ergründet mit einem Deep Dive die gesamte Organisation. Alle fünf Ebenen (Grundannahmen, Mindset, Verhalten, Strukturen und Vision)  werden in der Tiefe betrachtet und die offensichtlichen und verborgenen Muster ans Licht befördert.

4. Neu denken: Wo wollt ihr hin und wonach richtet ihr euer Handeln aus? Kultur- und Struktur wandeln

Erst nachdem die bestehenden Muster erkannt und gewürdigt wurden und die Dringlichkeit der Veränderung verstanden ist, kann eine neue Ausrichtung gefunden werden: Wo soll die Reise hingehen? Wo starten wir? Was lassen wir los und wie gestalten wir den neuen Weg iterativ?

5. Roll out: Wie bezieht ihr die gesamte Organisation mit ein und mobilisiert Freiwillige für Experimente?

Jetzt ist der Zeitpunkt reif die gesamte Organisation einzubeziehen. Durch Open Space Agility oder ähnliche Formate werden Freiwillige und Initiativteams mobilisiert, um möglichst viele agile Botschafter für Experimente zu gewinnen.

6. Prototyping: für Produkte, Services, Strukturen etc.

Neue Ideen für Angebote, Arbeitsweisen, Strukturen usw. werden als Prototypen kristallisiert und iterativ umgesetzt.

7. Ergebnisse liefern: Mehrwerte und Quick Win schaffen

Um den Wandel zu etablieren und die Mehrheit mitzunehmen, sind schnelle Ergebnisse und Mehrwerte für Kunden, Teams und jeden Einzelnen relevant. Jetzt heißt es dranbleiben und weiter machen!

Fazit

Die agile Transformation ist ein komplexes Unterfangen: Es gibt dabei jede Menge Hindernisse, die beachtet gehören – von den typischen Denkfehlern bis hin zu klassischen Widerständen und berechtigten Einwänden. Je besser ihr die Hinderungsgründe versteht, desto passgenauer werdet ihr Lösungen finden. Macht es euch etwas einfacher und lasst einen eurer Mitarbeiter zum Agilen Coach ausbilden. Wenn ihr mehr auf den erfahrenen, neutralen Blick von außen setzt, übernehmen wir für euch auch gerne das Coaching für agile Transformation eures Unternehmens oder Teams. Damit der Wandel gelingt!